Hos VAM A/S måtte de tænke i digitale baner, da de for godt et år siden skulle drøfte, hvordan de bedst forbereder virksomheden til fremtiden. Dermed blev Intempus og Inspectly en naturlig del af deres nye digitale strategi. Det sparer dem tid og giver mere tilfredse kunder.
Med 66 år bag sig, 155 ansatte og en kåring af 3F som Årets Arbejdsplads i 2014 er entreprenørvirksomheden VAM A/S en veletableret og stabil virksomhed med fokus på udvikling. Men af og til kræver det lidt ekstra for at sikre, at man også i fremtiden er med i front.
Derfor har VAM de seneste år sat gang i en digital strategi og udforsket de mange digitale muligheder, der kan bidrage til at gøre arbejdet mere effektivt, overskueligt og tidsbesparende.
Netop ønsket om effektivisering og optimering er en af årsagerne til, at VAM i maj 2018 begyndte at bruge Intempus og deres digitale timeregistreringssystem.
“Vi havde et mål om at blive mere digitale, og vi så timeregistrering som en naturlig del af virksomhedens digitaliseringsproces”, fortæller Jesper Vang, der er kvalitets-, miljø- og arbejdsmiljøleder i VAM.
Kort efter tog VAM Inspectly i brug, og begge systemer var i skarp kontrast til måden, virksomheden tidligere havde håndteret timeregistrering og kvalitetssikring på. Tidligere foregik tidsregistrering nemlig på papir eller i Excel, og derefter skulle tidsregistreringerne, maskiner, kørsel og så videre tastes ind igen.
Det betyder ifølge Jesper Vang, at implementeringen af Intempus har sparet VAM for en arbejdsgang.
Digital integration sparer tid
En af de store årsager, til at VAM valgte Intempus og Inspectly efter at have undersøgt markedet for digitale løsninger til tidsregistrering og kvalitetssikring, var, at virksomheden ønskede systemer, der kunne dele data. Det kunne Intempus og Inspectly, og det betød, at der ikke skulle en tredjepart ind over for at udvikle en integration. Det var både ressourcemæssigt og økonomisk fordelagtigt for VAM.
At systemerne kan integreres både med hinanden, men også med andre systemer, gør, at VAM slipper for at oprette sager i alle programmer. I stedet kan de oprette sagen ét sted, og så er den automatisk i alle systemer.
“Integrationen sparer os for utrolig meget tid. Ofte skal en medarbejder bruge et sagsnummer med det samme, og så nytter det ikke noget, at vi først skal have det oprettet i alle systemerne. Integrationen gør, at vores medarbejdere kommer hurtigere i gang med arbejdet” – Jesper Vang, Kvalitets-, miljø- og arbejdsmiljøleder hos VAM A/S.
Systemer, der er nemme at bruge
Udover integrationen havde den store brugervenlighed i Intempus’ system også stor betydning for VAM’s valg af system, fortæller Jesper Vang:
“App’ens opbygning minder om den måde, vi registrerede timerne på i papirformat, hvilket gør det mere enkelt for medarbejderne. App’en har et moderne udtryk og er enkel at bruge. Samtidig havde vi brug for et system, hvor vi kunne registrere maskinerne ind på de enkelte projekter. En mulighed, som Intempus gav”.
Ligeledes var digitaliseringen af virksomhedens kvalitetssikring en nødvendighed.
At digitalisere virksomhedens kvalitetssikring sikrer stabile arbejdsgange hele vejen rundt. VAM’s udførende medarbejdere kan nu dokumentere direkte på mobile enheder. Projektlederne kan løbende følge med, da det hele sker i realtid. Det sikrer, at det er nemt at bruge samtidig med, at det frigør mere tid til andre opgaver
Inspectly fleksible system har gjort, at VAM har udvidet deres digitale arbejdsprocesser til andre områder; mangellister, tilsynsnotater og serviceeftersyn. Det gælder også hændelser, sikkerhedsrundering, risikovurdering og audit.
Udover at systemerne giver mere valide tal, har særligt digitaliseringen af kvalitetssikring ved hjælp af iKontrol gjort det nemmere at følge med kundernes stigende forventninger i forhold til kvalitet og levering af dokumentation.
Medarbejdere sparer tid
Medarbejderne i VAM har også taget systemet til sig. Jonas Taasti er anlægsstruktør i virksomheden, og han var meget positiv, da ledelsen sidste år præsenterede medarbejderne for Intempus og iKontrol.
“Jeg tænkte, at det var på tide. Som virksomhed er vi jo nødt til at følge med tiden og gøre arbejdsgangene så enkle som muligt. Teknologien er der for at hjælpe os – og det føler jeg, den gør”.
Det er særligt på tiden, Jonas Taasti mærker forskellen:
“Det har forenklet min hverdag, og jeg sparer hver dag tid på ikke at skulle notere på papir, aflevere sedler osv. Jeg kommer ikke længere ud for, at en tegning er blevet våd af regn og ikke længere kan læses” – Jonas Taasti, Anlægsstruktør hos VAM A/S
“Jeg har alt samlet digitalt, og det giver en sikkerhed for, at så længe jeg har min telefon med, så har jeg alt, hvad jeg skal bruge”, siger Jonas Taasti.
Digitalisering er en nødvendighed
Hos VAM ved de godt, at digitale løsninger er en forudsætning for, at kunne følge med udviklingen i branchen og være med i front. Derfor fortsætter de med at optimere og digitalisere alle de arbejdsprocesser, hvor det giver mening at digitalisere.
“Det er altid en investering, når vi indfører et nyt digitalt system, og der går en del timer med at få systemet op at køre. Derefter høster vi også frugterne af at have et system, der langt hen ad vejen er selvkørende”, fortæller Jesper Vang.
For VAM er digitaliseringen af arbejdsgange en nødvendig udvikling, som undervejs også er utrolig lærerig. Jesper Vang har også et godt råd til virksomheder, der overvejer flere digitale løsninger:
“Det letter processen, hvis man som virksomhed kender sine behov, inden man begynder at søge efter og implementere et nyt digitalt system” siger Jesper Vang og afslutter:
For os skaber systemer som Intempus og iKontrol en sikkerhed for, at vi har styr på tidsregistrering og kvalitetssikring. Det skaber overskud i hverdagen blandt vores timelønnede, ledere og til vores kunder” – Jesper Vang, Kvalitets-, miljø- og arbejdsmiljøleder hos VAM A/S.
