Med mere end 50 års erfaring, er TRASBO en af de ældste servicevirksomheder i landet. Men i takt med, at de blev en mere moderne virksomhed og voksede til over 100 medarbejdere, steg deres behov også for at få et system, der kunne hjælpe med at holde styr på arbejdstimer, tillæg og fravær og forskellige overenskomster. Til dét valgte de Intempus med integration til Business Central og Danløn.
Servicevirksomheden TRASBO, som blev stiftet i 1970, specialiserer sig i facility service, erhvervsrengøring, vinduespolering, måtteservice, privatrengøring samt vaskeri- og renseriservice. Frem til 2022 foregik planlægningen og tidsregistreringen hos de over 100 medarbejdere langt mere manuelt. Det fortæller Christina Søs Guldhammer, Vicedirektør i TRASBO:
“Inden jeg startede i juli 2022, foregik tidsregistreringen og vagtplanlægningen mere manuelt. Vi skulle registrere mange oplysninger flere forskellige steder, vi brugte meget tid på intern koordinering og manglede et samlet overblik.”
Christina blev ansat som projektleder hos TRASBO i juli 2022, hvor hun skulle stå for en digital transformation i virksomheden. Da hun undersøgte markedet for systemer, der kunne lette tidsregistreringen og planlægningen af arbejdstid, var der flere behov, der skulle opfyldes. Medarbejderne i TRASBO er nemlig ansat på forskellige overenskomster med mange forskellige tillæg – f.eks. aftentillæg, nattillæg og overtidstillæg – og det var derfor afgørende at finde en løsning, der kunne håndtere disse.
Fleksibel løsning med app og terminal
Valget faldt på Intempus, særligt fordi brugergrænsefladen er så simpel, moderne og let tilgængelig, forklarer Christina. Men også fordi det var muligt at håndtere deres forskellige overenskomster og tillæg i systemet. I dag har de en fleksibel løsning med 2 konti, hvor 30 af medarbejderne registrerer tid og fravær via en fysisk Terminal, som er placeret på deres vaskeri, hvor de har deres faste arbejdsgang. De resterende medarbejdere, der kører ud til kunder og løser serviceopgaver her, registrerer via Intempus app. På den måde løser forskellige dele af systemet, de forskellige behov. Ifølge Christina er overgangen til både app og Terminal gået nærmest gnidningsfrit for medarbejderne:
“Det har været overraskende nemt for vores medarbejdere vænne sig til Intempus. Appen er meget intuitiv, og der har nærmest ikke været nogen tvivl om, hvordan den fungerer. Dem, der bruger terminalen, har også appen installeret, for så har de mulighed for at følge med i, hvor mange timer de reelt har arbejdet.”
Fra et administrativt perspektiv har systemet bidraget med et bedre overblik over f.eks. fraværet i virksomheden:
“Fordi alt bliver registreret i ét system, er det nemt for os at få et overblik over sygefravær, ferie osv. Vi kan få en status på en række forskellige parametre, meget hurtigere.
Flere arbejdsdage sparet hver måned
Når medarbejderne har registreret deres arbejdsdag i Intempus, bliver dataene automatisk sendt til godkendelse hos administratorerne, hvorefter de synkroniseres udover i deres lønsystem, Danløn. Denne automatiske udveksling af data har sparet TRASBO’s administrative afdeling for en masse tastearbejde og op til flere arbejdsdage om måneden, forklarer Christina:
“I forhold til lønkørsel har vi sparet flere dage om måneden, fordi vi undgår al det tastearbejde”.
Derudover har Intempus givet større gennemsigtighed ift. hvor mange timer, de forskellige medarbejdere har arbejdet, og på hvilke projekter. Det bruger de også som faktureringsgrundlag over for kunderne.
Og faktureringsprocessen er med integrationen mellem Intempus og ERP systemet Business Central også blevet effektiviseret. Data på kunder og projekter overføres automatisk fra Business Central til Intempus, sådan at det kun skal oprettes én gang. Ændringer synkroniseres endda også. Men det går begge veje, fortæller Christina:
”Timerne på det udførte arbejde kommer retur fra Intempus til Business Central – og der kan endda også arbejdes med de fremtidige planlagte aktiviteter og den vej igennem laves analyser på kapacitet og beregne økonomiske forecasts”.
Tilgængelig support
Skulle der opstå spørgsmål eller nye forespørgsler til systemet, har Christina altid kunne få fat i en support-medarbejder fra Intempus:
“Supporten er altid tilgængelig, og jeg oplever at de altid svarer hurtigt og følger op på tingene. Hvis de f.eks. lige skal undersøge, om nogle af vores forespørgsler kan imødekommes, vender de altid tilbage på det.“, afslutter Christina.
