Med en voksende medarbejderstab følger en stigende administrativ opgave. Dén opgave har softwarevirksomheden EkkoApp overladt til Intempus, som med automatiserede processer gør tidsregistrering både nem og effektiv. Intempus håndterer medarbejdernes arbejdstimer, fravær og løn – og det frigiver tid til at fokusere på kerneopgaven.
Én af de helt afgørende funktioner, som gør hverdagen nemmere for EkkoApp, er autoregistrering.
Autoregistrering sørger nemlig for, at medarbejdernes arbejdstimer automatisk registreres. Hos EkkoApp er medarbejdernes normtid indstillet til 7,4 timer per dag fra kl. 09.00 til kl. 17.00, så de ender med en 37 timers arbejdsuge. Når medarbejderne går hjem om eftermiddagen, åbner de deres app og godkender de foruddefinerede timer. Hvis de arbejder uden for den planlagte tid, bruger de kun få sekunder i deres Intempus-app til at ændre tiden.
“Autoregistrering giver mening for os, fordi de fleste af vores medarbejdere kommer og går på det samme tidspunkt næsten hver dag. Og vi er kun funktionærer, så det skal være så nemt, at du nærmest åbner appen, og så har den registreret for dig,” siger Henrik Jensen, CEO og stifter af EkkoApp.
Med andre ord: Med autoregistrering skal medarbejderne knap bekymre sig om at registrere deres arbejdstid. Intempus sørger for en nem og automatiseret proces.
Administratorens højre hånd
Intempus håndterer ikke kun medarbejdernes arbejdstimer automatisk. Systemet holder også styr på medarbejdernes flekstimer, ferie og sygdom. Autoregistrering gør det nemt at håndtere dette. Hvis en medarbejder er syg, registrerer de det selv i Intempus, og arbejdstimerne udskiftes med sygetimer. Det samme gælder for ferie.
Overarbejde kan være nødvendigt i travle perioder. I andre perioder er der plads til at afspadsere, og det er vigtigt for Henrik Jensen, at medarbejderne oplever, at der er plads til fleksibilitet i hverdagen. Intempus ved på forhånd, hvor mange timer medarbejderne skal arbejde, og derfor udregner systemet automatisk medarbejdernes flekstimer. Hvis en medarbejder arbejder over sin planlagte tid, tildeler Intempus automatisk flekstimer. Og hvis en medarbejder afspadserer, trækker systemet automatisk timerne fra afspadseringskontoen.
“Det er helt magisk, hvis du vælger at afspadsere – det sker helt af sig selv!” lyder det begejstret fra Henrik Jensen.
Intempus letter derfor en stor administrativ byrde fra Henrik Jensens skuldre, og systemet frigiver mental energi i hverdagen.
“Det er fuldstændig registreret i Intempus,” fortæller Henrik Jensen, og fortsætter:
“Der er så mange muligheder for integration til løn og projektstyring, og det har gjort en kæmpe forskel i forhold til det mentale, hvor man hele tiden skal gå og huske. Det behøver man ikke nu,” siger han.
De automatiserede processer sparer ham for en masse tid og fungerer som en vigtig støtte i at håndtere den administrative opgave. Og al data om medarbejdernes arbejdstimer, fravær og sygdom kan let sendes over i EkkoApp’s lønsystem.
“Det med at få det automatiseret sparer tid, det giver mig tryghed i maven, og tingene bliver gjort rigtigt. Jeg behøver ikke at have en lille bogholdereksamen. I stedet har jeg et stykke software, som jeg kan læne mig opad, som kan alle reglerne, og som gør det rigtigt,” siger Henrik Jensen.
Fra fingerspidsfornemmelser til reelt overblik
Når man spørger Henrik Jensen om, hvilket behov Intempus opfylder for EkkoApp, lyder svaret helt klart:
“Intempus giver det forkromede overblik over tidsforbrug på projekter, men også overblikket over for medarbejderne,” siger han.
Sådan har det dog ikke altid været.
“Vi har tidligere haft den her elastikløsning, hvor vi har sagt “det går nok op i sidste ende,” fortæller Henrik Jensen.
Før i tiden havde EkkoApp nemlig ingen officielle retningslinjer for, hvordan medarbejderne skulle registrere deres tid og holde styr på flekstimer, ferie og sygdom. Det betød eksempelvis, at medarbejderne i ekstra travle perioder med ekstra mange opgaver blev bedt om at registrere overarbejdstimer og afspadseringstimer i et Excel-ark. Flere gjorde brug af arket, imens andre skrev ned i en notesblok, og andre igen brugte det mest forhåndenværende værktøj, nemlig deres hukommelse. Der var en tendens til, at timerne blev målt ud fra fingerspidsfornemmelser. Jonglering mellem Excel-ark, notesblokke og hukommelser indebar en risiko for, at de noterede timer blev væk for både medarbejderne og Henrik Jensen. Intempus håndterer nu i stedet denne data.
“Pludselig har vi et helt andet overblik,” siger Henrik Jensen. Og når medarbejderne kommer og spørger ham om, det nu er én eller tre feriedage, de har tilovers til den næste ferie, og hvor mange flekstimer de kan bruge i morgen, kan han nu svare:
“Kig i din Intempus-app!”
Hvorfor Intempus?
Henrik Jensen fortæller, at valget af timeregistreringssystem faldt på Intempus på grund af brugervenligheden. For som softwareleverandør ved han af erfaring, at en god brugeroplevelse sikrer fastholdelse af brugeren.
“Når man selv udvikler software, så tror jeg, at du får en arbejdsskade, der gør, at når du kigger på andre stykker software, så kan du lynhurtigt se, er det her fedt at bruge, er det nemt, er det intuitivt? Og det var det bare,” siger Henrik Jensen om Intempus, og fortsætter:
“Hvis det er nemt, intuitivt, så får medarbejderne det gjort, og hvis det er en lille smule bøvlet, synes de, det er træls. Så det var brugervenligheden, der gjorde, at vi i sidste ende valgte Intempus,” fortæller han.
