Med alt fra udgravende og projektarbejdende arkæologer til arkivarer, historikere og administrativt personale på medarbejderlisten, var det essentielt for Kroppedal Museum at finde et fleksibelt system, der kunne hjælpe dem med at holde styr på de mange projekter og medarbejdere med forskellige overenskomster. Det fandt de i tidsregistreringssystemet Intempus med integration til økonomisystemet e-conomic.
I Vestskoven lige vest for København ligger Kroppedal Museum – et sted med vestegnens og astronomiens historiefortællinger i centrum. Hver dag arbejder de omkring 24 medarbejdere med at undersøge udvalgte lokaliteter i området gennem arkæologiske udgravninger, at sikre bevaring af kulturhistoriske værdier og at formidle de både gamle og nyere historier fra det historiske og naturskønne sted. I 2021 overgik de til Intempus med integration til e-conomic, fordi de havde brug for et system til at håndtere de mange projekter, som deres arkæologiske afdeling arbejder på. Det fortæller Michala Kure, som har været Regnskabsansvarlig hos Kroppedal Museum i nu 3 år, hvor hun også har været med til at implementere Intempus med integration til e-conomic med projektstyring.
“Da jeg startede for 3 år siden, vidste jeg, at jeg skulle være med til at finde en løsning, der kunne gøre det nemmere at styre de omkring 60 projekter, som vi løbende arbejder på her på museet. Hvert sted vi graver er jo et projekt i sig selv, og dem havde vi brug for at få et bedre overblik over. Og så havde vi brug for noget, der kunne erstatte al den ekstra tid, der var forbundet med at styre projekterne i Excel og samtidig minimere risikoen for manuelle fejl”, siger Michala Kure, Regnskabsansvarlig hos Kroppedal Museum.
Fleksibel løsning til projektledere og arkæologer i marken
Projektlederne og de øvrige medarbejdere på Kroppedal Museum har taget systemet til sig. Løsningen har først og fremmest gjort det lettere for projektlederne for de forskellige udgravninger at holde det løbende overblik over projekterne. Hvor de før måtte nøjes med at få projektrapporteringer én gang om måneden, kan de nu trække dem ud af systemet præcis, når de vil:
“Projektlederne kan nu selv løbende gå ind og trække projektkort ud, så de altid kan få et overblik over, hvem der har arbejdet på hvilke projekter, og hvor mange materialer, udlæg og felttillæg, der knytter sig til dem”, forklarer Michala Kure.
De øvrige medarbejdere, og heriblandt arkæologerne, har også oplevet hvordan overgangen til Intempus har gjort deres daglige timeregistrering mere fleksibel.
“Når vores arkæologer er ude og grave har de bare deres telefon på sig, og så kan de indberette med det samme. De behøver ikke en computer eller et sted med internet. Det fungerer rigtigt godt”, forklarer Michala Kure.
Samtidig er håndteringen af udlæg blevet nemmere. Arkæologerne skal f.eks. have felttillæg, hver gang de er ude at grave, så når de har registreret dét i deres Intempus app, kan Michala Kure og det øvrige administrationspersonale nemt trække lister på det og udbetale den korrekte løn.
Trygt system og større datatilgængelighed
Udover et bedre overblik til projektlederne og en nemmere timeregistrering for arkæologerne, har systemet bidraget til at minimere fejl i den administrative afdeling:
“Der sker ikke fejl på samme måde som tidligere. I starten da vi fik Intempus kørte jeg sideløbende et Excel ark med projektstyringen for at kunne fange eventuelle differencer, men når der har været noget, har det vist sig det er de manuelle handlinger, der er fejl i. Ikke i systemet. Det er betryggende og gør, at jeg stoler på systemet” , siger Michala.
Dataene er samtidig blevet mere tilgængelige for medarbejderne. For eksempel kan medarbejderne nu altid se deres ferie- og afspadseringssaldi, når de vil, i stedet for at de skal involvere administrationen hver gang, som de plejede at gøre:
“Før kunne medarbejderne ikke se, hvad de fx havde optjent af ferie eller hvor meget ferie de ville have optjent på en bestemt dato ude i fremtiden, så hvis en medarbejder havde brug for dét overblik, skulle vi i administrationen altid ind og trække de lister ud. Dét slipper vi for at bruge tid på nu. Og samtidig kan vi mærke at det skaber tryghed for medarbejderne selv at have adgang til de data”, fortæller Michala.
Michala fortæller afsluttende, at næste skridt for museet er at få en integration til Dataløn, så f.eks. udlæggene kan køres automatisk over i lønsystemet. På den måde kommer deres administration til at køre så automatisk, sikkert og gnidningsfrit, som muligt.
