I takt med at virksomheder samler mere data fra deres daglige aktiviteter, opstår der nye muligheder for at bruge denne information strategisk. Dataanalyse af medarbejdernes registreringer af tid og andre ressourcer kan f.eks. give værdifulde indsigter, der kan bruges til at forbedre arbejdsgange, tidsstyring og ressourcefordeling.
Datadreven beslutningstagning – hvad er det?
Datadreven beslutningstagning handler om at bruge fakta og tal til at forbedre virksomhedens strategier og arbejdsgange. I en administrativ kontekst kan data bruges til at få en forståelse af, hvordan arbejdet fordeles og udføres, samt til at identificere områder, hvor ressourcerne kan udnyttes bedre.
For eksempel kan et tidsregistreringssystem generere data, der viser, hvor meget tid forskellige opgaver kræver, og hvor meget tid teammedlemmer bruger på bestemte projekter. Ved at analysere disse data kan administrationen få et klart overblik over, hvilke opgaver der er mest tidskrævende, hvilke processer der kan optimeres, og hvordan medarbejderressourcerne bedst udnyttes.
Tidsregistreringsdata – sådan udnytter I det optimalt
Ved at analysere den data, der genereres når medarbejderne registrerer deres tid og ressourcer, kan I optimere på følgende punkter:
Opgavestyring: Med indsigt i opgavernes tidsforbrug og ressourcetræk kan administrationen nemmere identificere, hvilke opgaver der kræver omstrukturering, eller om nogle processer kan automatiseres for at spare tid. Dette kan også hjælpe med at prioritere opgaverne bedre, så medarbejderne fokuserer på de mest værdiskabende opgaver.
Tidsstyring: Med data fra tidsregistreringssystemer kan administrationsafdelingen få et præcist billede af, hvordan medarbejdernes tid bliver brugt. Det kan afsløre mønstre, fx om visse opgaver typisk tager længere tid end forventet, eller om nogle medarbejdere har en overvægt af administrative opgaver. Disse indsigter kan oplagt bruges til justeringer, som gør det lettere at planlægge realistisk og undgå spildtid.
Ressourcefordeling: Dataanalyse kan bruges til at sikre, at ressourcerne fordeles så optimalt som muligt. Ved at kigge på, hvor mange ressourcer der bruges på forskellige opgaver, kan administrationen bedre vurdere, om der er områder, hvor ressourcerne enten over- eller underudnyttes. Dataen kan også bruges til at skabe et mere balanceret arbejdsflow, så teamet ikke overbelastes eller arbejder ineffektivt.
Udfordringer ved dataanalyse i administrationen
Selvom dataanalyse kan åbne op for mange muligheder, er der også udfordringer og faldgruber, som det er vigtigt at tage højde for:
For meget data og mangel på fokus: Med dagens teknologier er det nemt at samle store mængder data, men ikke al data er nødvendigvis relevant. Det er vigtigt at have et klart fokus og undgå at lade sig drukne i ubrugelige informationer. Start med at definere konkrete mål og spørgsmål, som dataen skal besvare, og koncentrer jer om de mest relevante datakilder.
Datasikkerhed og privatliv: Tidsregistrering og andre administrative data kan ofte indeholde følsomme oplysninger. Det er derfor afgørende at sikre, at dataen håndteres og opbevares forsvarligt i overensstemmelse med databeskyttelsesregler som GDPR. Dette omfatter både korrekt lagring og begrænsning af, hvem der har adgang til dataen.
Fejlfortolkning af data: Data kan være værdifuldt, men det kræver en grundig forståelse for at kunne tolke den korrekt. Fejlfortolkninger kan føre til dårlige beslutninger, fx hvis man drager konklusioner baseret på kortvarige udsving i dataen. Det kan derfor være en god idé at få et system til dataanalyse eller at ansætte nogle eksperter til at se nærmere på det.
Manglende kontekst: Data alene kan give en vis indsigt, men det er vigtigt at forstå, at data ikke altid afspejler den fulde kontekst. For eksempel kan en lav produktivitet i et tidsregistreringssystem skyldes faktorer som stress, ændrede arbejdsforhold eller uforudsete udfordringer, der ikke er synlige i dataen. Det er derfor vigtigt at kombinere dataindsigt med medarbejdernes oplevelser og input.
Visualisér jeres værdifulde data
Det er oplagt at kombinere jeres system til tidsregistrering med Business Intelligence for at få den optimale indsigt i jeres data. Intempus integrerer til Microsoft Power BI, hvilket gør at jeres tidsregistrerings-data kan visualiseres til analyse og rapportering, så I altid har det optimale overblik og databaserede indsigt i jeres virksomhed.
Læs mere om Microsoft Power Bi.
Ved at bruge tidsregistreringsdata strategisk kan administrationen både optimere arbejdsgange og give alle teams mulighed for at fokusere på de opgaver, der skaber mest værdi. Datadreven administration kan på den måde ikke blot øge produktiviteten, men også styrke medarbejdertilfredsheden ved at sikre en retfærdig og effektiv fordeling af arbejdsbyrden.
Har du lyst til at høre mere?
Så kontakt en af vores dygtige konsulenter for en uforpligtende snak om jeres muligheder, på mobil + 45 26390400 eller design din egen løsning her:
