Virksomheder taler i stigende grad om at være datadrevne. Dashboards bliver mere avancerede, KPI’er mere detaljerede, og rapporteringen mere omfattende. Alligevel oplever mange ledere, at beslutninger stadig træffes på fornemmelser, erfaring og intuition. Det skyldes ikke mangel på data, men mangel på den rigtige type indsigt.
I fremtidens organisationer er det ikke nok at vide, hvad tallene viser. Man skal forstå, hvad der skaber dem. Her bliver tid den afgørende nøgle.
Hvad er “time-based KPI’er“?
Time-based KPI’er (dansk: tidsbaserede KPI’er) er nøgletal, hvor tid bruges som den centrale måleenhed til at forstå performance, effektivitet og prioritering i en virksomhed.Hvor klassiske KPI’er typisk måler resultater (fx omsætning, dækningsgrad eller antal leverancer), måler tidsbaserede KPI’er, hvad der ligger bag resultaterne: nemlig hvordan virksomhedens tid bliver brugt.
Eksempler på tidsbaserede KPI’er kan være:
- Tid brugt på værdiskabende vs. ikke-værdiskabende aktiviteter
- Gennemløbstid på projekter eller sager
- Andel af arbejdstid brugt direkte på kunder
- Tid brugt på koordinering, møder og administration
Når KPI’er ikke længere er tilstrækkelige
Traditionelle KPI’er er bagudskuende. De fortæller, hvordan virksomheden har præsteret – men sjældent hvorfor. Når en afdeling ikke leverer som forventet, eller et projekt overskrider budgettet, ender analysen ofte med at fokusere på symptomer frem for årsager. Tidsforbruget bag resultaterne forbliver usynligt.
En undersøgelse af tidshåndtering i organisationer foretaget af IJFMR i 2025 viser, at effektive tidsstyringspraksisser, herunder systematisk måling og analyse af tidsforbrug, er statistisk forbundet med forbedret produktivitet, øget medarbejdertilfredshed og bedre organisatorisk performance. Dette peger på, at tid ikke blot er en logistisk faktor, men en strategisk ressource, når den bruges aktivt i ledelses‑ og performanceprocesser.
kilde: https://www.ijfmr.com/papers/2025/5/56871.pdf
Eksempel: Københavns Kommune
I Københavns Kommune er der med Budget 2026 fremlagt et forslag om at indføre et fælles tidsregistreringssystem, der samler ca. 15 forskellige systemer på tværs af forvaltninger i én løsning, så både medarbejdere og ledere får ét sted at registrere arbejdstid, ferie og fravær. Formålet med det nye system er ikke kun at efterleve nye krav til arbejdstidsregistrering, men også at give ledere bedre overblik over, hvordan arbejdstid faktisk bruges, herunder tid brugt på projekter, koordinering og administration, i stedet for at tiden ligger spredt i forskellige lokale løsninger.
Manglende synlighed over tidsforbruget har tidligere betydet, at flaskehalse først blev opdaget, når deadlines var overskredet, fordi tid brugt på koordinering og interne processer ikke fremgik klart i ledelsesdata.
Kilde: Nyt fælles tidsregistreringssystem i Københavns Kommune (PDF)
Tidsbaserede KPI’er som næste udvikling
Tidsbaserede KPI’er repræsenterer et skifte i måden, man måler performance på. I stedet for kun at se output og økonomiske nøgletal, kobles resultaterne direkte til den tid, der skaber dem.
Et internationalt eksempel er Siemens, som har anvendt tids- og flowmålinger i produktudvikling for at reducere time-to-market og identificere unødvendig kompleksitet i interne arbejdsgange. Fokus har ikke været at få medarbejderne til at arbejde hurtigere, men at bruge tiden mere målrettet, så organisationen kan fokusere på aktiviteter, der skaber reel værdi (Siemens).
Den tidsbevidste organisation
De mest fremsynede virksomheder bevæger sig mod at blive time-aware organisationer – organisationer med samme gennemsigtighed i tidsforbrug som i økonomi.
I praksis bruges tidsdata som grundlag for:
- Planlægning
- Kapacitetsstyring
- Prioritering
- Løbende forbedringer
Beslutninger om bemanding, prioritering og forandringer baseres på faktiske mønstre i tidsforbruget, ikke antagelser. Tidsregistrering bliver et fælles sprog mellem ledelse og medarbejdere, fordi det skaber klarhed over, hvad der faktisk kræver tid.
Et fundament for fremtidens beslutninger
Når tidsbaserede KPI’er integreres i ledelsesgrundlaget, ændres rollen for tidsregistrering: Den går fra at være et administrativt værktøj til en strategisk ressource.
Virksomheder, der forstår deres tid, er bedre rustet til at skalere, tilpasse sig og prioritere i en verden, hvor kravene til effektivitet og transparens kun vokser. Fremtidens konkurrenceevne afhænger ikke kun af, hvad virksomhederne gør, men hvordan de bruger deres tid på at gøre det.
