Siden arbejdstidsloven trådte i kraft 1. juli 2024, har flere virksomheder fået behov for digitale løsninger til registrering af arbejdstid. Samtidig er antallet af tilgængelige systemer vokset, hvilket kan gøre det vanskeligt at vurdere, hvilken løsning der passer bedst til virksomhedens behov.
Et timeregistreringssystem bør ikke kun vurderes ud fra selve tidsregistreringen. Funktioner, lovoverholdelse, integrationer, brugervenlighed og branchetilpasning spiller en afgørende rolle.
Denne guide gennemgår de vigtigste kriterier, som virksomheder bør undersøge, når de vurderer forskellige løsninger til tidsregistrering.
1. Overholder systemet dansk arbejdstidslov?
Det første kriterium er, om systemet understøtter de gældende krav til registrering af arbejdstid.
Efter arbejdstidsloven skal registreringen være objektiv, pålidelig og tilgængelig. Virksomheden skal kunne dokumentere medarbejdernes daglige og ugentlige arbejdstid, og oplysningerne skal gemmes i minimum 5 år.
Et system bør derfor kunne håndtere:
- Registrering af arbejdstid for den enkelte medarbejder
- Dokumentation af historiske registreringer
- Adgang til data ved behov
- Understøttelse af regler som 11-timers reglen og 48-timers reglen
Det er vigtigt at undersøge, om systemet er tilpasset danske regler, da kravene kan variere fra land til land.
Læs mere om de konkrete lovkrav til arbejdstidsregistrering.
2. Har systemet funktioner til både medarbejdere og administratorer?
Et timeregistreringssystem skal fungere for både medarbejdere, der indtaster oplysninger, og administratorer, der skal kontrollere og anvende data.
Medarbejdere har typisk behov for en enkel måde at registrere arbejdstid på, mens administratorer har brug for funktioner til overblik, godkendelse og rapportering.
Vigtige funktioner kan være:
- Mobil adgang til registrering
- Administrationsoversigt
- Godkendelse af timer
- Rettelse af fejlregistreringer
- Rapportering af arbejdstid
Før valg af system bør virksomheden undersøge, om både medarbejder- og administrationsdelen er dækket.
3. Kan systemet håndtere mere end almindelig tidsregistrering?
Mange virksomheder har behov for at registrere mere end blot arbejdstimer.
Afhængigt af virksomhedens arbejdsgange kan det være relevant med funktioner som:
- Fraværsregistrering
- Kørselsregistrering
- Projektregistrering
- Akkordregistrering
- Registrering på kunder eller opgaver
- Rapportering til løn og økonomi
Når flere typer registrering samles i samme løsning, kan det reducere manuelt arbejde og gøre datagrundlaget mere ensartet.
4. Hvilke integrationer understøttes?
De fleste virksomheder bruger allerede systemer til eksempelvis løn, regnskab eller projektstyring. Derfor er integrationer et vigtigt kriterium ved valg af timeregistreringssystem.
Undersøg blandt andet:
- Hvilke lønsystemer systemet kan integrere med
- Om integrationerne er direkte eller kræver ekstra løsninger
- Hvordan data overføres mellem systemerne
- Om integrationerne vedligeholdes løbende
Gode integrationer kan mindske dobbeltindtastning og reducere risikoen for fejl.
Læs mere om integrationsmulighederne med Intempus.
5. Passer systemet til virksomhedens branche?
Behovet for tidsregistrering afhænger ofte af virksomhedens branche, arbejdsform og den måde, medarbejderne udfører deres opgaver på. Et system, der fungerer godt i en kontorvirksomhed, dækker ikke nødvendigvis behovene i en virksomhed, hvor medarbejderne arbejder ude hos kunder, på byggepladser eller skifter lokation i løbet af dagen.
Når man vurderer et timeregistreringssystem, bør man derfor ikke kun se på de grundlæggende funktioner, men også undersøge, om systemet understøtter de arbejdsgange, der er typiske for branchen.
6. Hvad er den samlede omkostning?
Ved sammenligning af timeregistreringssystemer bør man se på den samlede pris frem for kun den månedlige pris pr. bruger. Den reelle omkostning afhænger ofte af flere faktorer, herunder antal brugere, valgte funktioner, integrationer, opsætning og eventuel hjælp til implementering.
En løsning med en lav grundpris kan blive dyrere, hvis nødvendige funktioner eller integrationer kræver ekstra omkostninger. Derfor bør man altid vurdere den samlede pris i forhold til virksomhedens behov og de arbejdsgange, systemet skal understøtte.
En grundig beregning gør det lettere at sammenligne løsninger på et retvisende grundlag.
Læs mere om Intempus’ prispakker.
7. Hvilken support tilbydes?
Support er en vigtig del af valget af et timeregistreringssystem, fordi en løsning kun skaber værdi, hvis den fungerer i praksis for både medarbejdere og administration.
Ved implementering af et nyt system kan der opstå spørgsmål om opsætning, brugerrettigheder, integrationer og daglig anvendelse. Derfor bør man undersøge, hvilken hjælp der følger med, og om der er adgang til vejledning, når behovet opstår.
Det er også relevant at vurdere, om supporten passer til virksomhedens behov. Nogle virksomheder har brug for hjælp til den første opsætning, mens andre har behov for løbende support, når medarbejdere eller arbejdsgange ændrer sig.
En god supportløsning kan gøre implementeringen lettere, reducere fejlregistreringer og sikre, at systemet bliver brugt korrekt over tid.
Sådan vælger du det rigtige timeregistreringssystem i 2026
Valget af timeregistreringssystem afhænger af virksomhedens størrelse, branche og de arbejdsgange, systemet skal understøtte. Det vigtigste er ikke nødvendigvis at vælge den løsning med flest funktioner, men at finde et system, der opfylder lovkravene, passer til medarbejdernes hverdag og kan integreres med virksomhedens eksisterende processer.
Ved at vurdere kriterier som funktionalitet, brugervenlighed, integrationer, pris og support bliver det lettere at sammenligne løsninger og træffe et valg på et oplyst grundlag.
Vil du se, hvordan et moderne timeregistreringssystem kan passe ind i din virksomhed? Prøv Intempus gratis i 14 dage og få et overblik over funktionerne uden binding. Du kan også ringe til os for en uforpligtende snak på +45 26 390 400.
