Hvordan prioriterer man sin tid rigtigt?

“Af alle latterlige ting, forekommer det mig allerlatterligst at have travlt”

tidsprioriteringCitatet er taget fra Søren Kierkegaard, som var en mand, der gav sig tid. Hans tanker har altid inspireret mig, og denne gang er der kommet et skriv om produktivitet og prioriteringens kunst ud af det. Jeg håber, at det kan være med til at kickstarte din og min efterårssæson med masser af arbejde, travlhed og prioriteringer.

Travlhed er et grundvilkår

Inden jeg giver mine bud på, hvordan man får det maksimale ud af sin tid, synes jeg, at man skal spørge sig selv, om travlhed ikke bør anerkendes som et grundvilkår på arbejdspladsen? Om opgaverne ikke altid vil være i overtal i forhold til den disponible tid?

Det mener jeg nemlig. Der er altid noget at lave. Og derfor mener jeg også, at vi bør rette vores energi imod, hvordan vi bedst lærer at prioritere opgaverne, frem for at få sved på panden over de utallige opgaver, som vi alligevel ikke kan nå.

Produktiv tid vs. uproduktiv tid

Her kommer produktivitetsbegrebet ind i billedet. Når arbejdet skal prioriteres, bør vi skelne mellem produktiv og uproduktiv tid.

Min opfattelse af begreberne læner sig op af definitionerne i nogle projekter omkring tidsmiljøet på administrative arbejdspladser, foretaget af forskere på Roskilde Universitet:

Produktiv tid: Tid brugt på vigtige og værdiskabende opgaver
Uproduktiv tid: Tid brugt på opgaver og forstyrrelser, der ikke er vigtige

Skab et sundt tidsmiljø

Ifølge forskerne har en arbejdsplads et sundt “tidsmiljø”, når medarbejderen oplever at være produktiv og har en arbejdsrytme, hvor der både er tid til fordybelse og hasteopgaver.

Det handler altså om at planlægge på en måde, hvor kun de aller vigtigste og mest værdiskabende opgaver står på dagens to-do-liste.

To-do-listen bliver dermed din stabile klippe, der giver dig et fokus. Hvis der så i ny og næ dumper nogle uproduktive opgaver ind, der tager din opmærksomhed, gør det heller ikke noget – så længe du sørger for at holde balancen mellem produktiv og uproduktiv tid.

Pres dig selv til at prioritere

Men hvordan vurderer man så, hvilke opgaver der er mest værdiskabende? Organisations- og erhvervsantropologen Mark Buskbjerg nævner i et blog post et godt råd, som du med fordel kan bruge, hvis prioriteringsarbejdet ender i en blindgyde:

Forestil dig, at du kun kunne arbejde to timer om dagen. Hvilke opgaver ville du så løse?

Citatet er hentet fra forfatteren Greg McKeown. Pointen er, at vi skal være bedre til at beherske denne kunst. Prioriteringens kunst. Og den bedste måde at lære denne kunst er ved at tvinge sig selv til at prioritere. Benhårdt.

Efterhånden er det blevet vigtigere at kunne vælge de rigtige opgaver fra og være sig bevidst om, hvorfor man prioriterer, som man gør. Et fravalg er trods alt også et valg.

Det var mit indspark til at håndtere travlhed i hverdagen. Men det kunne være endnu mere interessant at høre jeres bud på, hvordan man bliver bedre til at prioritere sin tid. Hvad gør I, når opgaverne vælter ind af døren?

De bedste hilsner,
Peter Haahr fra Intempus-holdet

Peter Haahr

Peter Haahr arbejder med salg og forretningsudvikling hos Intempus.
Du kan kontakte ham på phr@intempus.dk
LinkedIn | Twitter