Sådan håndterer du skattefrie diæter med din smartphone

Reglerne for skattefri rejsegodtgørelse er ret komplicerede, men det er de, så det kan blive simpelt og fleksibelt at dække rejseudgifterne på arbejdsrejser af enhver art. I dette blogindlæg får du en overordnet indføring i reglerne og deres formål samt henvisninger til, hvor du kan blive klogere. Og så viser vi dig ikke mindst, hvordan Intempus kan gøre det helt simpelt at håndtere skattefrie diæter.

diæter reglerSkattefrie diæter. Hvornår må man udbetale dem? Hvordan defineres et midlertidigt arbejdssted? Hvad ligger satserne på? Skal det udbetales per døgn eller time? Kan medarbejderen og virksomheden få fradrag for dem? Kan man også få skattefrie diæter for bestyrelsesarbejde? Hænger kost og logi sammen, eller kan de udbetales hver for sig – må man så at sige plukke sine diæter? Hvad er det årlige loft på? Og hvad dækker det der ‘småfornødenheder’ egentlig over?

Der knytter sig rigtigt mange informationer og nuancer til reglerne om skattefri diæter – også kaldet rejsegodtgørelse. Men samlet set er det faktisk et rigtigt godt regelsæt, der gør det nemmere og ikke mindst mere fleksibelt at drive virksomhed. Har du helt styr på, hvad skattefrie diæter er, og vil du gerne kunne håndtere dem nemmest muligt? Så kan du godt springe hen over de næste par afsnit. Og skulle du være i tvivl om, hvad det helt præcist handler om, og hvad det hele skal gøre godt for, ridser vi det lige ultrakort op her:

Diæter er til dem, der udfører deres arbejde et geografisk sted, hvor det giver dem ekstraordinære udgifter til kost og/eller logi. Eksempelvis en håndværker, der er sendt til en anden landsdel på en opgave af flere dages varighed og derfor er nødt til at overnatte der. Udgifter til overnatning og mad skal selvsagt ikke betales af egen lomme, og her har arbejdsgiveren to muligheder for at kompensere. Den ene er ved at refundere medarbejderens udlæg, hvilket så stiller krav til, at de alle dokumenteres med kvitteringer.

Men der er også en mindre besværlig og potentielt mere fordelagtig måde for både medarbejder og arbejdsgiver; skattefrie diæter. Kort fortalt betaler den udsendte sine udgifter af egen lomme, men får til gengæld udbetalt et beløb, som følger en fast sats og er skattefrit. Det beløb vil typisk være højere end de faktiske udgifter, så medarbejderen tjener penge på det, mens virksomheden slipper for det administrative bøvl med at håndtere kvitteringer og kan samtidig få fradrag for diæten. Det var den helt korte definition og formålsbeskrivelse. Vil du dykke længere ned i de mange nuancer, der er med til at gøre systemet ret fleksibelt, vil vi anbefale følgende tre artikler:

Anette Sand: Rejsefradrag og skattefri rejsegodtgørelse 2017

John Hannover: Rejseudgifter: fradrag og moms

SKAT: Skattefri rejsegodtgørelse

Husk at dokumentere dine diæter

Som sagt er hele formålet med skattefri rejsegodtgørelse, at både arbejdsgiver og medarbejder slipper for en masse administrativt bøvl. Men man slipper dog ikke helt uden om at skulle forholde sig til dokumentation for at få lov til at lave den skattefrie udbetaling. Heldigvis er det den slags dokumentation, man kan strukturere og digitalisere, hvilket vi kommer ind på senere.

Det er arbejdsgivers ansvar at have styr på følgende ting:

  • Rejsens erhversmæssige formål og delmål
  • Antallet af erhversmæssige rejsedage
  • Rejsens start- og sluttidspunkt
  • Beregning af godtgørelsen, herunder hvilke satser der er brug

En lille bemærkning til punkt to og tre er, at man ikke nødvendigvis kan udlede antallet af rejsedage ud fra rejsens start- og sluttidspunkt. For eksempel kan en arbejdsrejse i princippet godt kombineres med privat ferie, og her vil det så være vigtigt at adskille den arbejdsmæssige del af rejsen fra den private.

Der er ingen standardblanket eller lignende til at føre kontrol med disse oplysninger. SKAT opfordrer bare til, at man bruger samme systematik i sin indberetning og beregning fra gang til gang. Og som sagt er det arbejdsgivers ansvar at føre kontrollen, men eventuelt manglende dokumentation falder også tilbage på medarbejderen. Godtgørelsen vil nemlig ikke længere være skattefri, ligesom det vil være tilfældet, hvis SKAT ikke vurderer rejsen til at opfylde betingelserne. Og det er en individuel vurdering fra sag til sag, så der kan ikke siges noget generelt om, hvornår man er berettiget til at få skattefri rejseafregning. SKAT har dog nogle udmærkede eksempler under “Eksempler på rejsesituationer”.
Indberet dine rejser på smartphone, og saml dem i skyen

Dette blogindlæg henvender sig primært til tre personaer, som alle er nysgerrige på skattefrie diæter; den, der intet ved om det. Den, der vil blive klogere på kravene til dokumentation. Og sidst, men ikke mindst den, der leder efter en digital, cloud-baseret løsning, som kan håndtere registreringen af diæter.Dette blogindlæg henvender sig primært til tre personaer, som alle er nysgerrige på skattefrie diæter; den, der intet ved om det. Den, der vil blive klogere på kravene til dokumentation. Og sidst, men ikke mindst den, der leder efter en digital, cloud-baseret løsning, som kan håndtere registreringen af diæter.

For sådan en løsning findes nemlig. Intempus’ kerneområde er tidsregistrering, men efterhånden er systemet blevet udbygget med diverse tillægsmoduler. Et af dem er håndtering af diæter. Så lad os gennemgå de ting, der skal dokumenteres, og forklare, hvordan Intempus gør det.

Intempus er for dig, der vil have fuld kontrol over timeregistrering, overarbejde, diæter m.v. samlet i en overskuelig APP

Rejsens erhversmæssige formål og delmål

En diæt udbetales på baggrund af en konkret arbejdsopgave. Det kan være en kunde, et møde eller lignende. I Intempus knyttes diæt-registreringen altid op på en såkaldt sag, som altså vil modsvare rejsens erhvervsmæssige formål og delmål.

Antallet af erhversmæssige rejsedage

Som standard vil Intempus udregne antallet af hele dage og påbegyndte timer mellem rejsens start- og sluttidspunkt. Men har der været private ærinder undervejs, vil det være muligt at justere udregningen manuelt.

Rejsens start- og sluttidspunkt

Det vil være obligatorisk at vælge rejsens start- og sluttidspunkt.

Beregning af godtgørelsen, herunder hvilke satser der er brugt

På baggrund af satsen omregner Intempus de indberettede rejsedage til en samlet godtgørelse.

Hvad synes du om skattefrie diæter? Er reglerne for komplicerede, eller kan du godt lide den fleksibilitet, de giver? Og kunne du tænke dig at prøve at holde styr på det hele via en app? Så hent Intempus igennem Google Play eller App Store med det samme. Hvis du opretter dig i appen, ringer vi dig op og viser dig alt det, du kan bruge Intempus til inklusiv rejsegodtgørelse.