Kan man lave en digital kørebog, der er 100 procent godkendt af SKAT?

Nej, er det helt korte svar. Det skyldes, at SKAT ganske enkelt ikke har nogen godkendelsesproces, men i stedet baserer deres kørselsgodtgørelse på tillid. Beder SKAT dig om det, skal du dog kunne dokumentere din kørsel. Så ved i dette blogindlæg at forklare, hvordan Intempus forsøger at lave en digital kørebog, der opfylder SKATs krav, forsøger vi samtidig at give en letforståelig gennemgang af kravene i forbindelse med kørselsfradrag, befordringsgodtgørelse og så videre.

Digital kørebog“Er Intempus godkendt af SKAT?”, bliver vi jævnligt spurgt om, når vi forsøger at sælge vores modul til kørselsregistrering. Og som nævnt ovenfor er svaret nej, for det er der ikke noget, der er. Skal man have befordringsgodtgørelse, indberetter man sin kørsel mellem hjemmet og sin arbejdsplads til SKAT, og hvis SKAT beder om det, skal man kunne dokumentere med en kørebog eller lignende, og her stiller SKAT nogle krav til, hvad man skal kunne oplyse.

Ved skattefri kørselsgodtgørelse skal arbejdsgiver kunne dokumentere følgende data om kørslen:

  • formålet
  • destinationen inklusiv eventuelle delmål på vejen til endedestinationen
  • datoen
  • længden
  • beregningen efter satser
  • at kørslen er i medarbejderens eget køretøj

Herfra er der faktisk ikke rigtigt flere vejledninger. Opfylder man ovenstående i sin kørselsregistrering, er man i mål, og SKAT er glade. Så lad os tage et kig på, hvordan Intempus forsøger at løse opgaven.

  • Formålet er den sag – altså den konkrete arbejdsopgave – indberetningen er knyttet op på. Typisk en kunde.
  • Destinationen giver næsten sig selv. I Intempus App kan man registrere kørsel ved enten at taste data ind manuelt eller ved at lade telefonens GPS registrere start- og slutsted. Dog kan appen ikke selv finde ud af at beregne, hvad der er delmål, så gør man et pitstop på vejen, skal man først lave en indberetning dertil og derefter lave en ny indberetning til endedestinationen.
  • Datoen registreres naturligvis også på hver indberetning.
  • Uanset om man manuelt har tastet en kørsel ind, eller om man har brugt smartphonens GPS til at finde start- og slutsted, er det muligt manuelt at justere turens samlede distance, hvis man ikke er enig i appens beregning. Så denne er naturligvis også indeholdt i indberetningen
  • Her er der stadig plads til forbedring af Intempus. Satsen for kørselsgodtgørelse varierer nemlig, alt efter om man har kørt over eller under 20.000 kilometer, og denne regulering skal klares manuelt. Men dataen til at udregne satsen indsamles altså af Intempus, og det er et fokus at få udviklet appen til selv at kunne holde styr på, hvornår man skifter sats.
  • I Intempus er det muligt at indtaste nummerpladen på køretøjet og dermed registrere, om man har kørt i egen bil.Og hvad er så definitionen af “egen bil”? Det nemme tilfælde er selvfølgelig en bil, man selv ejer. Men hvad nu hvis den står i en kærestes, samlevers eller ægtefælles navn? Så er det afgørende, at man har fællesøkonomi og dermed deler udgifterne til bilen. Og hvis en bil står i ens forældres navn, tæller det kun som “egen bil”, hvis man selv betaler de løbende udgifter til bilen. Man kan altså ikke låne sine forældres bil og få befordringsgodtgørelse. Ved kørselsfradrag er det til gengæld underordnet, om man bruger egen eller andres bil, cykler, går eller tager offentlig transport. Er du i tvlvl om forskellen mellem befordringsgodtgørelse og kørselsfradrag? Så læs faktaboksen ude til højre.

Hør, hvad Intempus kan gøre for dig

Prøv 30 dage gratis – Vi ringer dig op og hjælper med installation

60-dages-reglen så den er til at forstå

Man kan ikke sige befordringsgodtgørelse uden også at sige 60-dages-reglen. Den danner nemlig hele rammen for, hvordan man må få befordringsgodtgørelse udbetalt. I en periode på ét år kan man få udbetalt skattefri godtgørelse for kørsel mellem bopæl og arbejdsplads de første 60 arbejdsdage. Men ingen regel uden undtagelser – i hvert fald ikke denne!

For at gøre det nemt at forstå, skal vi dog lige have forklaret hele formålet med reglen. Det er nemlig den del, der nogle gange halter inde på SKATs hjemmeside. Meningen med 60-dages-reglen er nemlig, at man skal kunne bruge egen bil i jobbet, hvis man har skiftende arbejdspladser – ikke nødvendigvis arbejdsgivere. Og med arbejdsplads forstås altså det geografiske sted, den pågældende dags arbejde udføres. Er man sælger, vil hver kunde, man besøger, udgøre en arbejdsplads, ligesom ens eventuelle kontor også vil gøre det. Er man håndværker, vil den konkrete byggeplads, eller hvor man ellers løser en opgave, være arbejdspladsen. Og hver af dem kan man altså få udbetalt godtgørelse for 60 gange på 12 måneder.

Og faktisk også mere. For arbejder man minimum 60 dage i træk på andre arbejdspladser, nulstilles optællingen for den tidligere arbejdsplads, og man kan på ny få 60 dages skattefri kørselsgodtgørelse på denne, selvom der ikke er gået ét år. Skifter man arbejdsgiver, vil 60-dages-perioder også nulstilles. Forsøg igen at se for dig selv, at reglen skal sikre, at man kan bruge egen bil, selvom man har skiftende arbejdspladser. Mens man altså kun kan få almindeligt kørselsfradrag, hvis man har én fast arbejdsplads (dog kan man også her få den skattefri godtgørelse de første 60 dage som en utilsigtet konsekvens af reglen, kan man sige).

Befordringsgodtgørelsen gælder både kørsel til og fra arbejdspladsen. Kører man fra én arbejdsplads til en anden, vil der altid være tale om erhvervsmæssig kørsel, og man vil derfor kunne få skattefri befordringsgodtgørelse for det uden hensyntagen til 60-dages-reglen. Det samme gælder, hvis arbejdspladsen er så stor, at man kan køre rundt på den (det kunne være i en lufthavn). Der er også specifikke regler for skattefri kørselsgodtgørelse til folk med flere arbejdsgivere. Dem har SKAT faktisk forklaret ret fint her (under punktet ‘Flere arbejdsgivere’), så der vil vi henvise til dem eller svare nede i kommentarfeltet, skulle nogen have behov for en uddybning af disse regler.

Hvad er helt præcist en arbejdsplads i Intempus?

Når vi her skriver Intempus, mener vi naturligvis selve systemet – ikke Intempus som virksomhed. Det her er ikke et jobopslag eller et led i en smart employee advocacy-strategi. Så når man skal bygge en app, der skal opfylde SKATs krav til at indsamle data om, til hvilken geografisk arbejdsplads en kørsel er foregået, hvordan gør man så det?

Det var vi selv meget i tvivl om, for typisk vil man jo basere arbejdspladsen på adresse-data, som kan indsamles ved hjælp af GPS-koordinater. Men en GPS har jo typisk flere meters unøjagtighed, hvilket er rigeligt til, at systemet kan registrere, at man er på en anden adresse. For at få en afklaring på, hvordan vi skal bygge vores app, kontaktede vi SKAT. Og svaret er, at der ikke er noget endegyldigt svar. Det vil være en vurderingssag, hvad der er én arbejdsplads, og dermed kan man ikke sætte en radius eller lignende og på den måde definere over for appen, hvad der skal betragtes som én arbejdsplads.

Og netop fordi det er en vurderingssag fra gang til gang, er rådet til os selv og andre at lade mavefornemmelsen og fornuften råde. Hvis man føler, at tingene ser rigtige ud og om ikke andet kan forklares, så det lyder overvejende sandsynligt, vil SKAT nok være enige. Men det er altså disse spilleregler, vi skal styre efter, når vi i fremtiden vil gøre vores app endnu mere intelligent og automatiseret, så man som bruger skal have mindst muligt besvær med at dokumentere dagens arbejde – og ikke mindst den del af det, der er foregået på fire hjul.

Som altid vil vi rigtigt gerne høre fra læserne af bloggen, så skulle du ligge inde med nogen former for spørgsmål, er kommentarfeltet åbent. Husk at skrive dig op til bloggen, så du får en mail, hver gang der er kommet et nyt indlæg.