Hos vikarbureauet Sjællands Vikarservice har de oplevet, hvordan overgangen til Intempus har fjernet den kaos, der tidligere var, når der skulle afleveres timesedler. En ændring, der giver både mere tid og færre frustrationer.

Selvom regneark, bøger og kalendere ikke er en ukendt videnskab for bogholdere, så er Anne-Marie Olsen alligevel glad for, at arbejdsprocessen effektiviseres, da hun er en enkeltmandsvirksomhed.

Der er meget at holde styr på, når mellem 40 og 80 vikarer sender timesedler ind for det arbejde, de har udført hos en stor portion firmaer. Men den opgave har de nu gjort nemmere hos Sjællands Vikarservice, siden de med små skridt i sommeren 2018 startede implementeringen af Intempus.

For dem bundede ønsket om at indføre et digital timeregistrering i de frustrationer, både bogholder og vikarer oplevede, når timerne skulle registreres, fortæller direktør Michael Joensen:

“Vores vikarer begyndte at tage billeder af timesedlerne og sende det ind på mail. Det blev mere og mere rodet med timesedlerne, og det tog længere og længere tid for os at lave løn og fakturering.”

I gennemsnit brugte de ifølge Michael Joensen 25 timer om ugen på manuelt at sidde og taste oplysningerne fra de tilsendte timesedler ind i et excel-ark og derved kunne ordne løn og fakturering.

Fleksibiliteten lokkede

Da Michael Joensen hørte om Intempus og de muligheder, der er i systemet, følte han med det samme, at det ville passe godt til dem som virksomhed.

“Der findes mange forkromede systemer, men Intempus er let at bruge. Samtidig kan vi få lavet tilretninger, der passer til os, hvis der er noget specielt, vi gerne vil have”  – Michael Joensen, Direktør hos Sjællands Vikarservice

I sommeren 2018 fik de taget Intempus i brug, men det havde taget dem knap to år at nå dertil. Michael Joensen havde nemlig ventet med at sætte det i gang, fordi han frygtede en besværlig implementering.

“Men det viste sig, at det var sindssygt nemt at komme i gang, fordi det er et meget brugervenligt system, og det har helt sikkert været vigtigt for os. Jeg tænkte, at vi skulle bruge masser af tid på at oprette sagerne, men det har ikke været tilfældet,” siger han og fortæller, at de kun har haft enkelte udfordringer i opstarten:

“Hvis der har været noget, vi ikke lige kunne finde ud af, har vi kunne ringe ind og blive guidet igennem tingene. Intempus har været ekstrem serviceorienteret og opfølgende på problemer,” siger han.

Stor effekt for virksomheden med digitale timesedler

Michael Joensen mener selv, at Intempus har haft stor betydning for de ændringer, de ser nu et halvt år efter.

“Det kaos, der før var om timesedlerne, er der slet ikke på samme måde mere. Samtidig kan vi også bedre stole på de timesedler, vi har. Vikarerne bliver jo tvunget til hver dag at tage stilling til, hvornår de mødte, hvor lang tid de holdt pause, og hvad tid de stoppede igen. Det gør det meget mere præcis,” siger Michael Joensen.

Og netop vikarerne har taget systemet til sig. Vikarer, der tidligere ikke fik afleveret deres arbejdssedler eller registret arbejdstider, går nu hver dag ind og taster deres arbejdstider, fortæller Michael Joensen.

“Selv de vikarer, der tidligere havde svært ved timesedler, roser det. Alle vikarerne siger ’hold da op et godt system’.  Efter en introduktion på fem minutter var de alle kørende, fordi det er så sindssygt nemt at bruge,” siger han.

Integration letter arbejdsgangen

For Sjællands Vikarservice og Michael Joensen har prikket over i’et været, at de har haft mulighed for at få integration til Dataløn og e-conomic med i pakken.

“Muligheden for integrering med e-conomic og Dataløn var en af grundene til, at vi valgte Intempus. Integreringen med Dataløn betyder, at løn nu er meget nemmere at lave. Samtidig gør samspillet mellem Intempus og e-conomic, at vi sparer en masse vedligehold af kunder og vikarer i forhold til opstart på andre platforme,” siger han.

Og Michael Joensen har ét godt råd til de, der overvejer at indføre Intempus:

“Ring til Intempus og få et møde. Så får man syn for, hvordan det fungerer, fordi man får en demonstration. Det gør det meget mere overskueligt, og man ser, at det slet ikke er besværligt at komme i gang,  – Michael Joensen, Direktør hos Sjællands Vikarservice