Overskuelig, digital administration
NPC Malerfirma ApS har været digital siden sin grundlæggelse i 2005. I dag håndteres bl.a. timeregistrering og projektstyring gennem IT, hvilket har gjort manuel indtastning overflødig og sikret en ordentlig dokumentation over for kunden.
Da René Lohpehre startede som selvstændig maler i 2005 lå visionen for den administrative del af virksomheden klar. Den skulle forløbe elektronisk. Og den skulle løbende effektiviseres.
To år senere fik René Lohpehre sine første ansatte. Pludselig var der flere timer, fakturaer og lønsedler at holde styr på, hvilket gjorde behovet for en overskuelig administration endnu større. Derfor valgte han at opgradere sin tids- og projektstyring.
“Grunden til, at vi vælger at køre timeregistrering digitalt, er mængden af de ressourcer, som vi sparer ved det. Det er jo som regel min tid, der spares, fordi det er mig, der sidder med det administrative.” – René Lohpehre, Ejer af NPC Malerfirma
Nem dokumentation over for kunden
”Vi har stort set altid kørt med digital tidsregistrering i min virksomhed. Enten har det været på mail, på telefon eller via direkte indtastning i diverse projektprogrammer. Vi har faktisk aldrig brugt fysiske timesedler,” fortæller ejer René Lohpehre.
Da NPC Malerfirma begyndte at bruge e-conomic, stødte René på Intempus. Kort herefter begyndte svendene at registrere deres arbejde på farten.
”Der er to årsager til, at jeg kører med mobil timeregistrering. Den ene årsag er, at det er nemt at dokumentere over for kunden, hvad man har brugt sin tid på. Den anden er, at det kan spare lidt administrativ tid,” forklarer René Lohpehre.
Slipper for manuel indtastning
Netop tid er en vigtig faktor, når man som virksomhedsejer skal håndtere mange forskellige opgaver i løbet af en arbejdsdag. Derfor gør det en verden til forskel for René, at svendene registrerer deres tid på farten, frem for at han taster timerne ind manuelt.
”Grunden til, at vi vælger at køre det digitalt, er mængden af de ressourcer, som vi sparer ved det. Det er jo som regel min tid, der spares, fordi det er mig, der sidder med det administrative. Og det er bare nemmere, at mine folk ude på pladsen taster timerne ind, så jeg kun skal godkende deres indberetninger,” uddyber han.
Svendene har ansvaret
Det giver også mindre besvær for René, at svendene selv er ansvarlige for at få registreret præcist og til tiden. Det giver færre diskussioner, når lønnen skal udbetales.
”Hvis der skulle opstå en fejl i indberetningerne, er det meget bedre, at det er medarbejderne, der har tastet timerne ind, frem for at det er mig. Så hviler ansvaret for at taste rigtigt nemlig først og fremmest på deres skuldre,” fremhæver René Lohpehre.
Bedre til at give tilbud
En stor del af arbejdet i malerbranchen foregår på tilbud. Hvis man ikke har nogen idé om, hvor mange timer man bruger på hver enkelt opgave, kan tilbudsgivningen ifølge René Lohpehre nemt basere sig på tilfældige, forældede vurderinger.
”Intempus fungerer mest af alt som et vigtigt, internt digitalt projektstyringsværktøj, der giver et godt overblik over, hvor mange timer vi bruger på de enkelte sager. Det gør mig bedre til at give tilbud,” slutter han.
