Malmos A/S påbegyndte i starten af 2014 en ambitiøs plan, der skulle digitalisere alle virksomhedens arbejdsgange. En af de højeste prioriteter for den vestsjællandske anlægsgartner blev at få styr på firmaets mandetimer ved hjælp af mobil timeregistrering.
62 år på bagen. 80 medarbejdere på lønningslisten. Og en tidoblet årsomsætning fra 15 til 150 mio. DKK inden for de seneste 10-15 år. En vækst, der stillede nye krav til den interne organisation i Malmos A/S. Derfor blev projekt ”Digitale Malmos” søsat i starten af 2014.
Arbejdsprocesserne bliver forvandlet til en IT-strategi
Projekt ”Digitale Malmos” fokuserede på hele processen fra tilbudsgivning og fakturering til timeregistrering og løn til medarbejderne. For at bevare strukturen og styringen i projektet ansatte de Michael Gøthche som Økonomi- og IT-chef.
”Jeg startede for 1 ½ år siden. Inden jeg startede, havde jeg revet en dag ud af kalenderen, hvor vi samlede samtlige kontorfolk. Her kiggede vi på, hvilke IT-systemer vi havde, og hvad kommende systemer skulle kunne,” forklarer Michael Gøthche.
Timeregistrering stod øverst på ønskelisten
Da IT-strategien var tegnet, besøgte Michael Gøtche Dansk Byggeris IT-messe. Det var her, Michael Gøthche traf en beslutning om, at timeregistrering stod øverst på ønskelisten.
“Jeg ville have en løsning, der var nem for brugerne, og som var holdbar i længden, særligt for mine ansatte, der skulle bruge systemet. Det var en af de helt store tanker ved udvælgelsen. Ellers vidste jeg, at det ville blive svært at få solgt idéen om at udskifte papirsedler med elektronisk timeregistrering til medarbejderne,” siger Micheal Gøtche.
En standardløsning med mulighed for tilpasning
Derudover lagde Michael Gøthche vægt på, at Malmos A/S skulle forsøge at holde sig til en standardløsning. Det ville gøre indkøbet billigere og ikke mindst sikrere, fordi løsningen med garanti var mere gennemtestet.
“Selvom Intempus i starten var en standardløsning, har vi haft mulighed for at sætte vores præg så markant på Intempus, at det er blevet til en integreret Malmos-løsning” – Micheal Gøtche, Økonomi- og IT-chef hos Malmos A/S
15 medarbejdere testede app’en
Da Intempus skulle indlejres i den 80 mand store virksomhed, bestod første skridt i at få prøvekørt systemet af nogle få medarbejdere. Efter et fællesmøde havde 15 frivillige i alderen 20-40 år hurtigt meldt sig på banen.
“Vi valgte at bruge fem minutter på at præsentere Intempus under vores efterårsklargøring, hvor alle medarbejdere samles og får en masse at vide om de enkelte funktioner i Malmos. Så henviste vi til en seddel, som de kunne skrive sig på, hvis de gerne ville være ambassadører,” fortæller Michael Gøthche.
Små, løbende tilpasninger gjorde systemet bedre
Testpersonerne brugte Intempus i tre måneder. Det gav mulighed for at lave nogle løbende tilpasninger, så produktet blev afstemt med medarbejdernes arbejdsgange.
“Det er så heldigt med Intempus, at måden det er sat op på, gør det meget nemt at komme med små tilretninger. Da ambassadørerne startede, fik de en kort brugermanual af mig, hvor der stod de mest basale funktioner om timeregistrering, kørsel, maskiner, tillæg og diæter. De havde stort set ingen spørgsmål derefter,” slutter Michael Gøthche.
Den 20. februar 2015 begyndte alle Malmos’ medarbejdere at indberette deres timer på mobilen. Til og med den 1. juli 2015 er det allerede blevet til 13.794 indberetninger i Intempus.
