Hos Hasseris Boligselskab har de oplevet, hvor stor en forskel et fleksibelt system kan gøre. De har for alvor fået overblik over overenskomster, overarbejde og tidsforbrug.

35 medarbejdere på fire forskellige overenskomster. Det er virkeligheden hos Hasseris Boligselskab i Aalborg. Og netop derfor søgte de i starten af 2018 et system, der kunne gøre det lettere for dem at sikre, at alt foregik efter den enkelte medarbejders overenskomst. 

Løsningen blev Intempus’ system, som Hasseris Boligselskab tog i brug i april 2018. Håndteringen af overenskomster var netop også et af de største krav, da de begyndte at undersøge markedet for digitale tidsregistreringssystemer. 

“Det har mere eller mindre være afgørende for os, at systemet kunne tage højde for overenskomster. Overarbejde fylder enormt meget for vores medarbejdere. Så det er vigtigt, at systemet kan håndtere overenskomsten, så medarbejderne føler de får det, de skal have og ikke bliver snydt,” siger Christina Lyneborg Linnemann, regnskabsassistent hos Hasseris Boligselskab. 

Det var netop fleksibiliteten, der gjorde, at valget faldt på Intempus. 

“For os handlede det om brugervenligheden. At alle kunne finde ud af systemet, og at det samtidig kunne håndtere mange forskellige behov og mange forskellige former for fravær. Intempus var mere fleksibelt end de andre systemer, vi kiggede på. Intempus var det eneste system, hvor jeg fik følelsen af, at det kunne håndtere alle de behov, vi havde,” fortæller Christina Lyneborg Linnemann, Regnskabsassistent hos Hasseris Boligselskab.

Et ændret ansvarsfokus med øget overblik

En af de ting, Christina Lyneborg Linnemann og Hasseris Boligselskab håbede, Intempus kunne løse, var den enormt tunge, manuelle arbejdsgang, de tidligere havde, fordi de samlede alt data om medarbejdernes arbejde i excelark. 

Samtidig havde Christina Lyneborg Linnemann med det gamle system svært ved at dokumentere, om det var medarbejdernes registreringer eller hendes egne indtastninger, der var skyld i fejl på lønsedlen. 

“Det har skabt et ændret ansvarsfokus. Hvis der er fejl på lønsedlen nu, så skyldes det medarbejdernes egne indtastninger. Det er med til, at de får mere ansvar for deres eget fravær og ansvar for, at det er det rigtige, der registreres,” siger Christina Lyneborg Linnemann. 

Samtidig er brugen af Intempus med til at give et bedre overblik over timeforbruget – til gavn for både administrationen og medarbejderne selv. 

“Medarbejderen kan så se, at han f.eks. har hjulpet fem beboere i løbet af dagen. Det giver overblik for medarbejderen, men også en følelse af, at han når noget i løbet af sin arbejdsdag,” siger hun.

Mulighed for statistik

Også på kontoret giver brugen af Intempus muligheder, som de ikke tidligere har haft. Fleksibiliteten i Intempus gør, at de selv kan bestemme hvilke og hvor mange forskellige opgavetyper, medarbejderne skal kunne registrere på. 

“Det giver os en unik mulighed for at kunne lave statistik på, hvor mange timer der bruges på de enkelte opgavetyper og på de enkelte afdelinger. Vi har fået et værktøj til at vurdere, hvad vi bruger vores tid på. Før var det et skøn,”, siger Christina Lyneborg Linnemann og fortsætter:

“Samtidig fungerer som en sikkerhed for dem. Registreringerne i Intempus kan nemlig bruges som dokumentation overfor de forskellige afdelinger, hvis de ikke mener, der bruges nok tid på dem.”

Og så har skiftet til Intempus betydet tidsbesparelse hver måned for Christina Lyneborg Linnemann. 

“Nu tager det mig kun en halv dag at lave løn fremfor en hel dags arbejde, som det var tidligere. Jeg kan tage det, jeg skal bruge, direkte ud af Intempus uden at skulle rode 50 forskellige excelark igennem,” – Christina Lyneborg Linnemann, Regnskabsassistent hos Hasseris Boligselskab.

Hos Hasseris Boligselskab er både ledelse og medarbejdere glade for brugen af Intempus og de muligheder, det bringer med sig. 

De har fået et værktøj til at sikre, at alt følger de forskellige overenskomster, og som samtidig giver overblik til administrationen og medarbejderne. 

Christina Lyneborg Linnemann mener dog også, at man skal være bevidst om sine behov, inden man tager et nyt system i brug. 

“Man skal vide, hvad det er, man skal bruge systemet til, og hvad man gerne vil have ud af det. F.eks. hvad det er for nogle statistikker, man vil bruge bagefter. Og så skal man være skarp i sine overenskomster. Det er nemmest at gøre det rigtigt fra starten,” slutter hun.

Har du lyst til at læse mere om hvad Intempus kan gøre for din virksomhed i ejendomsadministrationsbranchen? Læs mere her.