Forsyningsvirksomheden GEV har fået løftet det administrative arbejde med Intempus. Det digitale system spiller sammen med den fleksibilitet, en virksomhed som deres, har behov for. Administrationschef hos GEV, Marianne Nyborg Carl, har fået mere tid til de opgaver, der har værdi for virksomheden og hjælper dem med deres vision.
Intempus giver en kvalitetssikring
Forsyningsvirksomheden hjælper med såvel driftsopgaver som kundeservice og økonomiopgaver for samarbejdspartnere og det, at skifte til et digitalt system har betydet, at de sparer tid på faktureringsopgaven.
“Vi bruger Intempus til at sikre det hele – både internt og eksternt. Det betyder også en retfærdig fordeling af vores tid til de samarbejdspartnere, vi har. Fordi vi har så mange forskellige driftsopgaver, så sparer vi faktureringstid med Intempus.” – Marianne Nyborg Carl, Administrationschef hos GEV.
GEV er en forsyningsvirksomhed, som har fokus på grøn omstilling, og det er der ifølge Marianne i højere grad blevet tid til at lægge kræfter i.
’’Vi styrker vores egen organisation ved at tage flere opgaver ind og hjælpe i lokalområdet, og her gør det en verden til forskel, at vi kan viderefakturere de ting, vi bruger.’’
Fra skepsis til tillid
Alt forandring kan være skræmmende, og det har det også været for medarbejdere hos GEV. Ifølge Marianne har det krævet tydelig kommunikation fra ledelsens side, og medarbejdere måtte forsikres om, at systemet ikke var et forsøg på at overvåge dem, men en sikring af, at registreringen var fejlfri.
’’I starten var det en udfordring for nogle medarbejdere, som følte sig overvåget, men med Intempus kan man trække hver enkelt medarbejders data ud og lave regnestykket med dem. Det har været en stor hjælp, og har givet medarbejdere en tillid til, at vi har effektiviseret og laver færre fejl i systemet til deres fordel. Intempus var gode til at få os klædt på til den omstilling.’’
Intempus var med til at løfte den administrative opgave, og få ledelsen til at føle sig godt klædt på til omstillingen. Marianne er ikke i tvivl om, at hun som administrator også har fået meget mere overblik og tid med den digitale løsning.
’’Udfordringen var, at vi skulle indstille vores hjerner til at omstille og tænke timeregistrering fra PC til telefonen med appen. Men det er tusinde gange nemmere at bruge telefonen, og systemet er blevet forfinet, og gør det fortsat. Det har en stor værdi for vores virksomhed.’’
Et simpelt system til en kompleks virksomhed
GEV har både timeansatte og funktionærer. Den mangfoldighed af arbejdsprofiler betød, at der var forskellige aflønningsformer og overenskomster at tage hensyn til, og det stillede høje krav til et nyt tidsregistreringssystem, der skulle kunne tage hensyn til de alle medarbejdertyper:
’’Vi stiftede bekendtskab med Intempus dengang vi skulle skifte vores økonomisystem, og jeg var faktisk lidt forbeholden, fordi det var en ung virksomhed. Men Intempus havde en fleksibilitet i forhold til at få det til at spille sammen med vores økonomisystem, og det var det, der gjorde udfaldet. Jeg har ikke været skuffet over beslutningen.’’
En funktion, som administrationschefen er særligt glad for er, at hun bevarer overblikket og samtidigt kan regne med, at medarbejdere registrerer deres timer korrekt, så normtiden bliver overholdt.
’’I gør det jo bare nemt – både for vores bogholderi og for vores medarbejdere. Vi kan trække alle de oplysninger ud, som vi har behov for på hver medarbejder, og jeg kan følge med i normtid og holde overblikket – og selvfølgelig få udfaktureret det, vi skal.’’ – Marianne Nyborg Carl.
Digital løsning til en visionær virksomhed
Et digitalt timeregistreringssystem automatiserer meget af det, der før hørte til bogholderiet, og den løsning er man afhængig af hos en fremadskuende virksomhed som GEV.
’’Vores virksomhed flytter sig rigtig meget, og hele tiden. Derfor har vi også brug for et system, som kan rykke sig sammen med os, og hos Intempus er det nemt at udlægge ting.’’
Hos GEV har man fundet et velfungerende, digitalt system som kan tilpasses medarbejdernes individuelle behov, om man er timeansat eller funktionæransat. Det giver virksomheden mulighed for at fokusere på deres egne visioner.
“Jeg vil til hver en tid anbefale andre at gøre brug af Intempus,” lyder det fra Marianne Nyborg Carl.
