Hos Agerskov Consulting er de kommet væk fra den tunge, manuelle tidsregistrering i Excel. Med Intempus har de fået et bedre overblik over folks tid og fravær – og det er vigtigt, når man er en virksomhed, hvor administrationen er i fokus.
I Grønlands hovedstad, Nuuk, holder Agerskov Consulting til. Virksomheden beskæftiger sig med ejendoms- og virksomhedsadministration – derfor går halvdelen af deres forretning på at administrere ejendomme og ejerforeninger og den anden halvdel på bogholderi og løn, hvilket er en opdeling virksomhedens 14 medarbejdere også inddeler deres arbejdstid efter. Med så stort et fokus på administration var det helt essentielt, at virksomheden skaffede sig et tidsregistreringssystem, der kunne give overblik og som samtidig var let at benytte.
“Vi så os om efter et nyt timeregistreringsprogram for at gøre det nemmere at holde øje med timer på de virksomhedskunder, der bliver faktureret på timebasis. Så det var primært for at kunne gøre denne proces meget nemmere og for at holde øje med forbruget på vores faste aftaler”, siger Victoria Svendsen, der er direktør i Agerskov Consulting.
Det gode overblik over folks tid og fravær var dog også en vigtig faktor for Agerskov Consulting. Med det nye system ønskede de at komme væk fra de tunge excelark.
Systemer skal kunne “snakke sammen”
Efter en grundig research af mulighederne for digital timeregistrering faldt valget på Intempus. Victoria Svendsen hørte første gang om Intempus gennem en af sine tømrer, der have gode erfaringer med systemet og dets muligheder for nemt at fakturere med e-conomic. Dette fik Victoria til at kigge nærmere på Intempus. I dag forklarer hun, at særligt muligheden for integration til e-conomic og GPS-tracking funktionen i Intempus var vigtige for Agerskov Consulting.
“Et timeregistreringsprogram for os skulle i hvert fald kunne tidsregistrere på kunder, på typer af arbejde eller på type fravær. Derudover skulle det kunne “snakke sammen” med vores e-conomic system. Men særligt det med at kunne dele op i systemet var vigtigt for os. Jeg har nogle kunder, der kører på faste aftaler, som ikke skal faktureres, og så har jeg nogle kunder, der kører på timebasis som skal faktureres.”
“En anden vigtig faktor er det med at kunne registrere, hvor man kører henne. Vi er af og til ude at tjekke tomme boliger på de ejendomme, vi administrerer. Med GPS-funktionen kan vi dokumentere, at vi har været der, og vi kan se, hvornår vores medarbejdere sidst har været ude og tjekke”, forklarer Victoria Svendsen.
“Nu kan jeg sørge for, at folk er up to date”
Det helt essentielle for enhver virksomhed, der overvejer at skifte systemer er naturligvis, at både ledelsen og medarbejderne kan navigere i alt det nye. Dette var også en vigtig faktor for Victoria Svendsen – og allerede ved implementeringen af Intempus følte hun, at der blev taget hånd om deres spørgsmål.
“Allerede da vi skulle have det implementeret, synes vi, at det var meget brugervenligt – og vi fik en rigtig god introduktion til Intempus. Derudover har supporten været med os hele vejen. Både i forhold til at få det sat rigtigt op, men også hvis vi havde spørgsmål undervejs. På den måde var vi selv godt inde i systemerne, før vi involverede vores medarbejderne i det. Det gjorde, at vores medarbejdere ikke følte, at forandringen var så stor. De følte, at der var styr på det.“
Netop medarbejderens oplevelse af Intempus var en vigtig overvejelse for Victoria Svendsen. Heldigvis har hun fået rigtig gode tilbagemeldinger på systemet:
“Vores medarbejdere har taget rigtig godt imod det, fordi det er så nemt at tidsregistrere. Derudover har vi fået indrettet det sådan, at nogle medarbejdere kun kan se de kunder, som de selv sidder med. På den måde sidder de ikke med en lang liste af ting, de ikke har behov for. Det har gjort det meget nemmere for vores medarbejdere i hverdagen,” afslutter Victoria Svendsen.
