5 tips: Brug arbejdstidstidsregistrering som en værdifuld ressource

For at både administratorer og medarbejdere kan få det maksimale ud af et digitalt tidsregistreringssystem, er det nødvendigt at I – inden I vælger et system – gør jer nogle overvejelser om, hvad I har brug for. 

Er mange af jeres medarbejdere f.eks. funktionærer, der kun skal registrere afvigelser fra normal arbejdstid? Skal de indberette kørsel og lave udlæg? Er de ansat under forskellige overenskomster, som systemet skal kunne håndtere? Og har I et løn- og økonomisystem, som tidsregistreringssystemet skal kunne integrere til?

For at finde frem til jeres behov, kan I med fordel inddrage et udvalg af medarbejderne for at sikre, at deres behov bliver hørt og at de ikke bliver overvældet af at skulle overgå til et nyt system senere hen.

Fordelene ved et timeregistreringssystem er størst, hvis det bliver integreret på en god måde i medarbejdernes arbejdsdag. Derfor er det vigtigt at komme godt fra start, når I skal rulle systemet ud i virksomheden.

Hos Intempus sørger vores dygtige implementeringskonsulenter altid for at for at klæde jer godt på, så I kan komme godt fra start, og har I spørgsmål løbende, sidder vores support klar til at hjælpe jer alle hverdage. Men der er også nogle punkter, I selv skal være opmærksomme på – internt hos jer – som kan fremme en god implementering af systemet.

Med den rette løsning og oplæring vil det administrative personale hurtigt mærke et bedre overblik over medarbejdernes timer, feriedage, udlæg, kørsel osv., og at planlægningen af timerne bliver nemmere og mere overskuelig. 

Samtidig vil medarbejderen opleve, at den daglige timeregistrering bliver nemmere og mere fleksibel med et digitalt værktøj ved hånden. Via Intempus app kan de altid registrere arbejde, kørsel, fravær og meget andet. I appen kan de også altid se regnskabet over arbejdstid, feriedage, sygetimer, overarbejde, afspadsering og meget mere.

De timer, som medarbejderne registrerer, kan bruges som faktureringsgrundlag over for kunder. Intempus app gør det nemt for medarbejderne at registrere både timer, kørsel og udlæg, så kunden faktureres korrekt for de ressourcer, der bruges på deres projekt. Det indberettede kan også fungere som dokumentation, hvis der opstår uenighed eller misforståelse mellem jer og kunden.

Med en integration kan jeres data fra Intempus automatisk overføres i jeres løn- og regnskabssystem, så de godkendte indberetninger fra automatisk eller med få klik kan sendes til lønkørsel eller fakturering. Der er altså masser af tid og manuelle trin at spare, når I skal fakturere jeres kunder.

Det rette tidsregistreringssystem kan hjælpe jer med at sikre, at I overholder de gældende regler for arbejdstid, herunder regler som fx. 48-timers reglen og 11-timers reglen. Overtrædelser kan føre til bøder til arbejdsgiveren og ikke mindst et uhensigtsmæssigt arbejdsmiljø, så det er derfor vigtigt at I forholder jer til, hvordan I overholder dem.

Det er arbejdsgivers ansvar, at reglerne overholdes – også selvom jeres virksomhed tæller flere hundrede medarbejdere, og det måske virker uoverskueligt at skulle gennemgå alle medarbejderes (over)arbejdstimer og hviletider. 

Men med et system som Intempus kan I nemt få overblik over den indberettede arbejdstid, samtidig med at I kan sikre, at der er dokumentation for, at I overholder reglerne. 

Har I medarbejdere med fast løn og faste arbejdstider? Så kan I drage nytte af autoregistrering fra Intempus. Med autoregistrering er det nemlig muligt at medarbejdernes timer registreres automatisk i systemet, således at de kun selv skal registrere, hvis de afviger fra denne normtid, f.eks pga. sygdom, ferie, kursus og lignende.

Samtidig sikrer I, at I er på den rigtige side af den nye lov til arbejdstidsregistrering.