Medarbejdere, der registrerer deres timer elektronisk, skal modtage en kopi af deres indberetning, via mail eller e-boks. Det gælder for medarbejdere under VVS-overenskomsten og EL-overenskomsten 2020-2023. Og det er virksomhedens eget ansvar at sikre, at de i fællesskab med deres systemudbyder efterlever kravet.
På baggrund af kravet til kopi af timeregistrering beskrevet i VVS-overenskomsten 2020-2023 indledte TEKNIQ Arbejdsgiverne, som er er en arbejdsgiver- og erhvervsorganisation for el, vvs og metal, sammen med VVS-virksomheden Vest VVS ApS en klagesag rettet mod ordlyden i dette krav tilbage i 2022. Klagesagens afgørelse blev, at TEKNIQ Arbejdsgiverne, VVS ApS samt de øvrige virksomheder underlagt af overenskomsten, skulle anerkende kravet. Afgørelsen stiller nye og højere krav til både virksomhederne og det it-system, de benytter til timeregistrering. Her i artiklen kan du blive klogere på sagen, på de konsekvenser, den har for virksomhederne, og på de involverede parters syn på sagen.
Hvad er baggrunden for sagen?
I oktober 2022 blev der i en faglig voldgift afsagt en afgørelse, der fortolkede ordlyden i VVS-overenskomstens afsnit om Arbejdssedler. Sagen vedrørte pkt. 4 stk. 4, 2 i overenskomsten, som lyder:
“Hvis der anvendes elektronisk indberetning af arbejdstid, skal medarbejderen modtage kopi af sin indberetning på den emailadresse, som medarbejderen har oplyst til arbejdsgiveren, eller via e-boks.”.
Grunden til at denne bestemmelse blev tilføjet ved overenskomstfornyelsen i 2020 var, at det skulle være muligt at afdække eventuelle uregelmæssige arbejdstidsregistreringer, og at medarbejderen skulle kunne se, om der f.eks. er beregnet korrekt løn. Samtidig skulle det løse problemet omkring, at en opsagt medarbejder ville miste sin tilgang til og dokumentation for, det indberettede arbejde, hvis det kun lå i tidsregistreringssystemet.
Højesteretsdommer, Lars Hjortnæs’, afgørelse i voldgiftssagen lød:
“TEKNIQ Arbejdsgiverne og Vest VVS ApS skal anerkende, at virksomhedens medarbejdere skal modtage en nøjagtig kopi af deres indberetning af arbejdstid samt løndele, enten på e-mail eller via e-boks, når indberetningen foretages elektronisk” og at “kopien skal sendes til medarbejderne i nær tidsmæssig forbindelse med indberetningen.”
Afgørelsen betyder, at det ikke er tilstrækkeligt at have registreringen liggende på en timeregistreringsapp, hvorfra registreringen senere kan trækkes ud sammen med de andre registreringer og laves til en fælles oversigt, som kan sendes medarbejderens e-mail. Tværtimod er det et krav at sende en elektronisk kopi af hver enkelt indberetning til medarbejderen i “nær tidsmæssig forbindelse med indberetningen”.
Domskendelsen møder kritik
Afgørelsen i voldgiftssagen har skabt debat blandt flere profiler i administrationsbranchen og i de berørte virksomheder. Heriblandt Christophe Zafiryadis, CEO hos det digitale timeregistreringssystem Intempus, som stiller sig uforstående over for afgørelsen. Han mener, at beslutningen ikke stemmer overens med den it, vi har i dag, og at det er unødvendigt at sende indberetningen over mail eller e-boks til medarbejderen, hvis den i forvejen ligger frit tilgængeligt på appen.
“Helt grundlæggende er dét, jeg er uforstående overfor, at oplysningerne skal sendes til medarbejderen og at det ikke er nok, at de har det tilgængeligt, inkl. log over ændringer og mulighed for download af dataen, direkte i tidsregistreringssystemet. I stedet skulle kravet lyde på at medarbejdernes data skal være tilgængelige for medarbejderen. Det ville det rent faktisk stille medarbejderen godt”, mener Christophe Zafiryadis.
Christophe understreger i den forbindelse, at det med et digitalt timeregistreringssystem stadig vil være muligt for medarbejderen at få adgang til sine data efter en eventuel fyring eller opsigelse, og at præmissen for kravet derfor ikke holder.
Økonomichef hos Dansk Kabel TV, Claus Rosendal Hansen, bakker op om dette synspunkt. Han og hans medarbejdere er lige nu ved at finde ud af, hvordan de skal efterleve kravet rent praktisk.
“Jeg synes at kravet bærer præg af en en gammeldags tankegang, hvor tingene er statiske og ufleksible frem for moderne og mere flydende”, siger Claus Rosendal Hansen uforstående.
Helt konkret kommer kravet til at betyde, at Claus, hans medarbejderne og det administrative personale vil komme til at bruge mere tid på det administrative arbejde.
“Hvis medarbejderen foretager en ændring i sin indberetning, skal de så have tilsendt endnu en ny mail? Det skaber jo en masse ekstra arbejde for både medarbejderen og det administrative personale. I stedet bør man udnytte de muligheder, der ligger i digital, online timeregistrering, hvor man jo altid kan holde et løbende overblikket som både medarbejder og administrator”, siger han.
Ikke nødvendigvis en sikker metode
Det er ikke nødvendigvis en 100% sikker og krypteret metode at sende en kvittering for indberetningen til medarbejderen over e-mail, fortæller Christophe Zafiryadis:
“Ud fra et databeskyttelses-synspunkt er det langt mere usikkert at sende dataen over e-mail end at medarbejderen kan tilgå det direkte via det system, hvor dataen oprettes og er sikret/krypteret. Det er som om, at dem, der har truffet beslutningen, har et forældet syn på it og timeregistrering”, siger han.
Derfor vil kravet ifølge ham ikke hverken øge sikkerheden eller give dem bedre overblik over deres timer.
Hvad skal I som virksomhed være opmærksom på?
Hvis I som virksomhed benytter elektronisk indberetning af arbejdstid og er underlagt VVS-overenskomsten eller EL-overenskomsten 2020-2023, er det jeres ansvar at sikre, at det it-system, som I bruger til indberetningen, kan opfylde følgende krav:
- Medarbejderen skal modtage en nøjagtig kopi af sin indberetning
- Kopien skal sendes til medarbejderens e-mail eller e-boks
- Kopien skal sendes i nær tidsmæssig forbindelse med indberetningen.
Overholdes disse krav ikke, kan I som virksomhed risikere at få en bod for brud på overenskomsten.
Er der udsigt til ændringer i kravet?
Med de igangværende overenskomstforhandlinger i det private – også kendt som OK23 –, bliver det interessant at se, om ordlyden i det nuværende krav til kopi af digital timeregistreringen ændrer sig eller om kravet bevares i sin nuværende form. Du kan få et overblik og følge med i de nyeste opdateringer i OK23-forhandlingerne i vores blogindlæg her.
Intempus tilpasser sig alle krav og regler
Med Intempus får I et timeregistreringssystem, der følger med alle de nye krav og regler inden for administration. For eksempel kan vi sikre, at medarbejderen altid kan tilgå sin data via web og printe til Excel, hvis de ønsker. De kan ligeledes følge med i, om der bliver foretaget ændringer i deres registreringer, se hvem der har foretaget ændringen og hvornår det er sket. De får også besked om det i systemet, når disse ændringer er foretaget. Og i tilfælde af opsigelse eller fyring, har de naturligvis stadig ret til at få adgang til deres data.
Er du nysgerrig på at høre mere om Intempus, så book en demo helt gratis og uforpligtende her:
Du er også velkommen til at give os et kald på: +45 26390400
Kilder: VVS Overenskomst 2020-2023 & Faglig voldgiftssag FV 2022-953
