20.000 kilometers-reglen, kørselsgodtgørelse, kilometerpenge og kørselsfradrag. Intempus giver dig her en guide igennem arbejdskørsel-junglen, så du er godt klædt på til at håndtere eventuelle spørgsmål fra dine medarbejdere.

Hvad er kørselsgodtgørelse?

Hvis dine medarbejdere kører erhvervsmæssig kørsel i egen bil, kan du som arbejdsgiver vælge at udbetale dem en skattefri kørselsgodtgørelse. Formålet med denne godtgørelse er primært at dække de udgifter, som din medarbejder måtte have til bilen i forbindelse med kørslen. Det er staten, der fastsætter taksten for kørselsgodtgørelsen, og det er her, at navnet “20.000 kilometers-reglen” kommer ind i billedet. Den højeste skattefri sats udbetales nemlig, indtil medarbejderen rammer 20.000 kørte kilometer om året. Nedenfor kan du få et overblik over satserne for 2020 – 2025.

Satser for kørselsgodtgørelse i 2021 – 2025

Som arbejdsgiver er du ikke låst til disse satser. Det betyder, at du både kan vælge at give dine medarbejdere højere eller lavere satser end ovenstående. Bemærk dog, at det vil have forskellige konsekvenser for dine medarbejdere. Vælger du at udbetale højere satser, bliver hele beløbet skattepligtigt for medarbejderen. Undtagelsen til dette er dog, hvis andelen, der overstiger satserne beskattes som almindelig løn. Vælger du at udbetale en lavere sats, vil beløbet stadigvæk være skattefrit for medarbejderen.

Er kørselsgodtgørelse så det samme som kørselsfradrag?

Nej, det er det ikke. Kørselsgodtgørelse er en skattefri udbetaling til dine medarbejdere, som gives ved erhvervskørsel. Kørselsfradrag kan gives, hvis medarbejderen har mere end 24 kilometer til og fra arbejde (minimum 12 km hver vej), og det kan gives ved alle typer af lønnet arbejde. Et kørselsfradrag udbetales ikke direkte til medarbejderen, men bliver i stedet indregnet i medarbejderens årsopgørelse. Medarbejderen kan først indberette kørselsfradraget, når indkomståret slutter. Det skyldes, at man kun får fradrag for de dage, man har været fysisk til stede på arbejdspladsen. Alternativt kan du som medarbejder vente til, at du får din årsopgørelse i marts, og så tjekke, om der står et kørselsfradrag i forvejen. Hvis det mangler eller hvis tallet ikke stemmer overens, kan du indtaste det korrekte kørselsfradrag, så det bliver medregnet i årsopgørelsen. Som arbejdsgiver er det vigtigt at huske på, at du IKKE kan give dine medarbejdere både kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag. Der er snarere tale om et valg, du som arbejdsgiver skal træffe: Hvis du ikke vil udbetale kørselsgodtgørelse, kan dine medarbejdere få kørselsfradrag i stedet.

Regler for kørsel fra bopæl direkte ud til kunden

En køretur fra virksomhedens arbejdsplads og ud til en kunde betragtes som erhvervsmæssig kørsel. Men hvad hvis medarbejderen kører direkte fra eget hjem og ud til en kunde? Her er det relevant at kende til reglerne for skattefri befordringsgodtgørelse, som kan udbetales til medarbejdere, der kører erhvervsmæssigt i egen bil.

Hvis en medarbejder kører direkte fra sin egen hjemmeadresse og ud til en kunde (eller omvendt), skal afstanden mellem medarbejderens hjemmeadresse og arbejdspladsens adresse fratrækkes i beregningen af kilometerpengene.

Eksempel 1: Lad os sige, at en medarbejder skal ud til kunde, som har adresse 120 fra medarbejderens eget hjem og 70 km fra kontoret. Hvis medarbejderen kører direkte hjemmefra og ud til kunden, skal de 50 km (som er differencen) fratrækkes kørselsgodtgørelsen. Kører medarbejderen fra kontoret og ud til kunden, medregnes hele afstanden (den korteste).

Eksempel 2: Lad os sige, at medarbejderen skal ud til en kunde, som har adresse 2 km fra medarbejderens eget hjem, og 20 km fra kontoret. Kører medarbejderen fra eget hjem og ud til kunden, kan medarbejderen få kilometerpenge for de 2 kilometer. Hvis medarbejderen kører fra kontoret og ud til kunden, vil det også give 2 km, da 20 minus 18 (antaget distance fra hjem til kontor) = 2 km.

Lad Intempus holde styr på distancerne

Som det fremgår af ovenstående, er det en stor fordel at registrere sin kørsel på en systematisk og overskuelig måde, således at både medarbejder og arbejdsgiver har et overblik over antal kørte kilometer. Med Intempus-appen kan dine medarbejdere hurtigt og let registrere deres erhvervskørsel. Alt de skal gøre er at taste de respektive adresser ind, og så beregnes distancen automatisk i Intempus-appen. 

Derudover kan både medarbejder og arbejdsgiver løbende se, hvor mange kilometer medarbejderen har kørt, og hvornår medarbejderen nærmer sig de 20.000 kørte kilometer – og dermed en ny betalingstakst. Samtidig slipper dine medarbejdere for at have en notesbog liggende i handskerummet, hvor erhvervskørslen noteres. I stedet kan det klares med et par enkelte tryk i Intempus’ app. Hvis du er interesseret i at høre nærmere om, hvordan Intempus kan hjælpe dig og din virksomhed, er du altid velkommen til at kontakte os på telefon +45 26390400 eller til at booke en uforpligtende samtale.

Vidste du desuden at…

– Kørselsgodtgørelsen skal udregnes efter det faktiske antal kilometer, din medarbejder kører. Vælger du derfor at udbetale din medarbejder et fast beløb, uanset antal kørte kilometer, vil dette beløb være skattepligtigt.

– Du kan ikke vælge at give medarbejderen mindre i løn, mod at vedkommende får kørselsgodtgørelse. Nedsat løn vil derfor gøre kørselsgodtgørelsen skattepligtig.

– Udgifter til færgebilletter, broafgifter eller parkering er ikke omfattet af den skattefrie kørselsgodtgørelse. Du kan betale disse udgifter som udlæg eller regning, hvis medarbejderen kan aflevere de originale bilag til dig. 

Du kan også læse meget mere om, hvordan Intempus kan håndtere din kørselsregistrering her.

Kilder: skat.dk