Overvågning er for de fleste nok et negativt ladet ord. Mennesker vil gerne kunne være i fred. Men hvis man ellers ikke har noget at skjule, kan GPS-overvågning også være et enormt brugbart redskab til at gøre arbejdsdagen nemmere og smartere. Derfor har Intempus netop lanceret to nye GPS-baserede funktioner. Men er det overvågning af medarbejderne?
Hvordan ville du have det med, at din arbejdsgiver altid kan slå op på et kort og se, hvor du er, mens du er på arbejde? Det er nok ret individuelt og i øvrigt tilfældet i mange fag – f.eks. for bus- og taxachauffører.
Intempus har i forbindelse med Intempus 2.0 netop lanceret to nye funktioner; GPS-tracking og geofencing. Så lad os lige komme ned fra helikopteren og få dem præsenteret, inden vi flyver tilbage op i højderne og diskuterer overvågningsperspektivet.
GPS-tracking
I Intempus 2.0 er det muligt for administratoren at åbne et kort, hvorpå de forskellige medarbejderes position kan aflæses – også tilbage i tiden. Funktionen er opbygget intelligent, så den kun indsender positioner, hvis medarbejderen bevæger sig, og den fungerer kun, hvis medarbejderen på den pågældende indberetning aktivt har trykket ‘Start GPS-tracking’.
Geofencing
Administratoren kan på hver sag definere et geografisk område. Når medarbejderen så befinder sig i dette område – og GPS-tracking er slået til – vil Intempus automatisk registrere vedkommendes arbejdstid. Ligeledes afsluttes registreringen automatisk, når medarbejderen forlader det pågældende sted. Efterfølgende foreslår Intempus på baggrund af de indsamlede data en indberetning, som medarbejderen så bare kan swipe på for at godkende.
Hvorfor overhovedet GPS-overvågning?
Som dette blogindlæg også har været inde på tidligere, kan rigtigt mange arbejdsgange gøres smartere og nemmere ved brug af GPS-tracking. Derfor vi har allieret os med Intempus’ administrerende direktør og medstifter, Christophe Zafiryadis, så vi for alvor kan forstå, hvilke behov hos kunderne der ligger bag de to nye funktioner.
“Det har været en del af en større strategi i lang tid at komme væk fra tidsregistrering. Det kan lyde underligt og skal heller ikke forstås alt for bogstaveligt. Men kunderne skal ikke længere selv registrere tiden – de skal bare bekræfte de data, Intempus automatisk har indsamlet,” fortæller Christophe Zafiryadis og tilføjer, at især muligheden for at få sikkerhed for, at medarbejderen har været på et bestemt geografisk sted, har været et stort ønske blandt kunderne.
Derudover har især én bestemt faggruppe været til stor inspiration for det arbejde, der har sat et markant aftryk på dagligdagen i Intempus gennem et længere stykke tid.
“En af de store inspirationskilder til vores geofencing-funktion har været dem, der kører vintertjeneste. Altså snerydning og saltning. De har typisk et tocifret antal kunder på en nat, for hver sag tager ofte kun 10-20 minutter. Derfor er det en kæmpe fordel, at de ikke skal søge mellem deres sager, men bare får foreslået en færdig indberetning klar til godkendelse. De har også haft et stort ønske om at kunne dokumentere deres kørsel, da det jo kan sne yderligere, efter de er færdige.”
“Men det har virkelig været en øjenåbner, hvor mange indberetninger de laver. Nogle af dem har mange tusind aktive sager og kunne lave helt ekstremt mange indberetninger på sådan en nat,” siger Christophe Zafiryadis.
Er overvågning moralsk i orden?
Gennem hele udviklingsprocessen har det været en løbende diskussion, hvordan Intempus udvikles, så det ikke får karakter af overvågning for overvågningens skyld – og da slet ikke skjult overvågning. Fra kundernes side har det været et ønske at få dokumentation for det udførte arbejde, ligesom hele kernen i Intempus er at indsamle data om arbejde udført af en person. Og dermed ligger det i hele strategien om øget automatiserings præmis at indsamle data automatisk. Hvilket uundgåeligt kan få en karakter af overvågning. Så hvilke svar er der endt med at komme i den interne diskussion?
“Den automatiske GPS-overvågning finder jo kun sted, hvis den pågældende medarbejder trykker på ‘Start GPS-tracking’. Det er helt bevidst, fordi det på den måde ikke er til diskussion, om medarbejderen er klar over, at der finder en GPS-overvågning sted. Intempus skal ikke være et overvågningssystem – det skal være et system, der gør det nemmere at registrere sine timer og dokumentere sort på hvidt, at man har udført sit arbejde,” siger Christophe Zafiryadis.
“Så må det være op til arbejdsgiveren at fortælle medarbejderen, hvilke betingelser der er for, at vedkommende kan være ansat det pågældende sted,” tilføjer han.
Og der er plads til ændringer – skulle det vise sig nødvendigt.
“Umiddelbart synes vi, at vi har fulgt vores grundtanke om, hvordan det skal være, men nu må vi se, hvordan kunderne tager imod det. Det er også en ny funktion for os, så vi er da bestemt åbne for at se på eventuelle tilretninger,” siger Christophe Zafiryadis og tilføjer, at GDPR har bidraget til, at der er blevet tænkt en ekstra gang over, hvordan funktionen er skruet sammen.
Og de knapper vil der altså blive ved med at blive skruet på. Så hvad er planerne fremadrettet?
Endnu mere automatisering
Som nævnt er det en klar strategi hos Intempus, at manuel tidsregistrering skal skubbes i baggrunden – analog såvel som digital. Dataen skal så vidt muligt indsamles automatisk, og der er mange tanker om, hvordan den ambition kan indfries i endnu højere grad.
“Vi vil gerne kunne hjælpe administratorerne i forhold til at planlægge ruter. Lad os sige, at der i København er 50 ruter, der skal ryddes sne på. Hvordan fordeler man dem smartest muligt mellem medarbejderne? Eftersom vi ved, hvor folk er, og hvor sagen er, kan vi måske automatisere den del. Det gælder rigtigt mange brancher, men især transportbranchen,” siger Christophe Zafiryadis, som ser én afgørende årsag til, at tiden er blevet moden til de nye Intempus-funktioner.
“Den helt store udvikling er, at telefonen nu kan løse teknologien i det her. Muligheden har jo været der længe, men har tidligere krævet en vildt dyr GPS placeret i en bil.”
Samtidig vil Christophe Zafiryadis gerne løfte lidt af sløret for, hvad der er på tegnebrættet i den nære fremtid hos Intempus.
“Der kommer en funktion, som opsamler spildtiden. Altså tiden mellem man er på to sager. Det er typisk transporttid, men der vil kunden på forhånd kunne definere, hvad den tid skal registreres som og dermed igen mindske det manuelle arbejde,” siger han.
Og på den lidt længere bane kan det være i telefonens kalender, at nøglen til yderligere automatisering ligger gemt.
“Mange konsulentvirksomheder skriver alle deres opgaver ind i deres kalender, så det vil give Intempus nogle data, som vi igen kan bruge til at generere forslag til indberetninger, man så bare skal godkende,” slutter Christophe Zafiryadis.
En digitaliseret løsning til den moderne virksomhed
Ved at implementere en digital løsning til timeregistrering fra Intempus kan I sikre, at I opretholder overblikket over medarbejdernes forskelligartede arbejdsdage, herunder deres køretimer og forskellige fraværstyper. Intempus integrerer også til forskellige løn- og regnskabssystemer, som gør at data enten automatisk eller med få klik kan overføres fra det ene system til det andet. Et uundværligt redskab til den moderne virksomhed, som vil effektivisere de administrative opgaver for alle medarbejdere – uanset om de er på farten eller på kontoret.
Har du lyst til at høre mere? Så giv os et kald på +45 26390400 eller book en gratis og uforpligtende demo, hvor I kan blive klogere på, hvordan vi kan imødekomme netop jeres behov:
