Kan AI være en hjælpende hånd i digital timeregistrering?

Flere og flere virksomheder har taget AI-teknologier i brug for at optimere driften og skabe større værdi. Heriblandt Google, Amazon, Tesla og Airbnb. Også inden for det administrative felt har AI vist sig at have stort potentiale. Her er det særligt Machine Learning-teknologier, chatGPT og chatbots, der er blevet populære. I blogindlægget dykker vi ned i, hvordan AI helt konkret kan gøre hele timeregistreringsprocessen nemmere, mere effektiv og mere nøjagtig. 

Intelligent godkendelsesproces og identificering af fejl

En udfordring ved digital timeregistrering er at sikre korrekt godkendelse af registreringer. Det er ofte en tidskrævende proces for administratoren at sikre at registreringerne er korrekte og fyldestgørende. Her kan AI bidrage til en mere præcis godkendelsesproces for administratoren. Ved at analysere data om medarbejderes tidligere registreringer, kan AI-systemer identificere afvigelser og potentielle fejl i timeregistreringerne. Hvis en medarbejder f.eks. angiver at have arbejdet i en bestemt periode, som stikker ud fra normalen, kan AI-systemet finde afvigelsen. Dette giver det administrative personale mulighed for nemt at opdage de afvigende registreringer rettidigt, fordi de er markeret af AI’en. På den måde kan man sikre, at det kun er de korrekte og valide timeregistreringer, der bliver godkendt.

Hvordan kan AI løfte den daglige timeregistrering?

En af de mest lovende anvendelser af AI i digital timeregistrering er forudsigelse af tidsregistreringen. AI-baserede systemer kan analysere og fortolke data fra forskellige kilder, herunder fx elektroniske kalendere og medarbejdernes tidligere registreringer og ind- og udtjekninger på f.eks. en terminal eller app. Ved at træne AI-modeller med disse historiske data kan systemet lære at genkende mønstre og give relevante anbefalinger og påmindelser til medarbejderne. Dette reducerer den tid og de manuelle fejl, der kan være forbundet med timeregistrering for både medarbejderen og det administrative personale. 

Optimering af planlægning

Som leder eller administrator er det ikke altid nemt at vurdere, hvor lang tid en given arbejdsopgave vil tage, eller hvilken medarbejder, der har de rette kvalifikationer og den nødvendige tid til at udføre den mest effektivt. Men med AI’s evne til at indsamle og analysere data fra medarbejdernes tidligere tidsregistreringer, kan systemet nemmere forudsige, hvor lang tid en given opgave eller et projekt vil tage. Samtidig kan AI tage hensyn til faktorer som medarbejdernes kvalifikationer, tilgængelighed og arbejdsbelastning. Alt dét gør det nemmere for ledere at planlægge medarbejdernes arbejdstid mere effektivt, så de reducerer omkostningerne ved manglende produktivitet, ubalance i arbejdsbelastningen samt risikoen for overarbejde.

Klæd medarbejderne godt på

Selvom brugen af AI i digital timeregistrering utvivlsomt bringer mange fordele, er der også visse udfordringer, der bør overvejes. For eksempel kan automatiseret indsamling, overvågning og analyse af medarbejdernes aktiviteter skabe bekymringer om privatlivets fred og føre til et mistillidsforhold mellem arbejdsgiver og medarbejder. Det er derfor vigtigt at etablere klare retningslinjer og grænser for brugen af AI i timeregistrering for at sikre, at medarbejderrettigheder og etiske standarder respekteres. 

Af samme grund bør medarbejderne orienteres, når I begynder at benytte AI-teknologi i virksomheden. Nogle medarbejdere kan måske være skeptiske over for automatisering af timeregistrering eller bekymrede for, hvordan AI vil påvirke deres job og arbejdsvilkår – om maskinerne måske kommer til at overtage deres opgaver? Det er derfor vigtigt at kommunikere og træne medarbejderne om fordelene ved AI og give dem mulighed for at give feedback og bidrage til løbende forbedringer. 

Ved at være opmærksom på og adressere disse udfordringer kan virksomheder implementere AI-baserede løsninger både i og uden for digital timeregistrering på en ansvarlig og effektiv måde. 

Vær opmærksom på, hvor dataen ender

Hvis I vælger at implementere et AI-system, herunder f.eks. et timeregistreringssystem med indbygget AI-teknologi, bør I være opmærksom på, hvor dataen lagres, hvor længe den lagres, og hvem der har adgang til den. Uanset hvor dataen ender, er det vigtigt at følge relevante databeskyttelses- og privatlivsbestemmelser for at sikre, at dataen håndteres sikkert og lovligt. Dette kan omfatte overholdelse af persondataforordningen (GDPR) i EU eller tilsvarende love og regulativer.

Hvor dataen ender, om de er krypterede og om de overholder reglerne, afhænger af den specifikke udbyder og implementering. Her er 3 forskellige muligheder: 

1. Lokal lagring

Dataen kan blive gemt på de lokale servere eller systemer, hvor AI-systemet kører. Dette kan være tilfældet, hvis virksomheden har investeret i infrastruktur til at køre AI-løsningen internt.

2. Cloud lagring

Dataen kan blive gemt i skybaserede tjenester som f.eks. Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure eller Google Cloud Platform. Mange AI-løsninger drager fordel af cloud-lagring for at udnytte skalerbarheden, ydeevnen og tilgængeligheden på disse platforme.

1. Tredjepartscentre

Nogle virksomheder kan vælge at outsource deres datahåndtering til eksterne datacentre, der specialiserer sig i opbevaring og behandling af data. Disse datacentre kan være dedikerede til AI-behandling og -analyse.

Det er vigtigt at bemærke, at overholdelse af GDPR er en kontinuerlig proces, og at man som virksomhed regelmæssigt bør evaluere og opdatere sine databeskyttelsespolitikker og -procedurer for at sikre overensstemmelse med gældende lovgivning og bedste praksis.

AI i Intempus 

AI-teknologier er kommet for at blive, og det rummer mange muligheder i forhold til digital timeregistrering. Derfor arbejder vi allerede nu på at integrere AI-teknologier i vores system, så nuværende og fremtidige kunder kan få en endnu mere intelligent, effektiv og sikker timeregistrering. 

Er du interesseret i at høre mere om mulighederne med Intempus og hvordan vi kan møde netop jeres behov for digital timeregistrering, så tøv ikke med at booke en uforpligtende demo eller at give os et kald på +45 26390400.

Kilde: quinyx.com, mckinsey.com, businessnews.dk

Cookie-indstillinger