Sådan håndterer du skattefrie diæter med Intempus

Hvad er reglerne for diæter
Reglerne for skattefrie diæter og rejsegodtgørelse kan være komplicerede at finde hoved og hale i. Vi giver her et overblik over reglerne og deres formål. Desuden viser vi, hvordan du nemt og ganske simpelt kan håndtere skattefrie diæter med et timeregistreringssystem som Intempus.

Der knytter sig rigtigt mange informationer og nuancer til reglerne om skattefri diæter – også kaldet rejsegodtgørelse. Men samlet set er det et rigtigt godt regelsæt, der gør det nemmere og ikke mindst mere fleksibelt at drive virksomhed. Skulle du være i tvivl om, hvad det helt præcist handler om, ridser vi det kort op i det følgende.

Hvad dækker 'skattefrie diæter' over?

Diæter er til dem, der udfører deres arbejde et geografisk sted, hvor det giver dem ekstra udgifter til kost og/eller logi. Eksempelvis en håndværker, der er sendt til en anden landsdel på en opgave af flere dages varighed og derfor er nødt til at overnatte der. Udgifter til overnatning og mad skal selvsagt ikke betales af egen lomme, og her har arbejdsgiveren to muligheder for at kompensere:

1) Arbejdsgiver kan refundere medarbejderens udlæg, hvilket stiller krav til, at alt dokumenteres med kvitteringer.
2) Arbejdsgiver kan udbetale skattefrie diæter.

Ved skattefrie diæter betaler den udsendte sine udgifter af egen lomme, men får til gengæld udbetalt et beløb, som følger en fast sats og er skattefrit. Det beløb vil typisk være højere end de faktiske udgifter, så medarbejderen tjener penge på det, mens virksomheden slipper for det administrative bøvl med at håndtere kvitteringer – samtidig kan den få fradrag for diæten.

Satserne for 2020 er som følger:

Satser pr. døgn2020
Logi223 kr.
Kost og småfornødenheder for andre lønmodtagere521 kr.
Kost for turistchauffører ved rejse i Danmark75 kr.
Kost for turistchauffører ved rejse i udlandet150 kr.

Vil du dykke længere ned i de mange nuancer, der er med til at gøre systemet fleksibelt, vil vi anbefale følgende tre artikler:

Anette Sand: Rejsefradrag og skattefri rejsegodtgørelse 2017

John Hannover: Rejseudgifter: fradrag og moms

SKAT: Skattefri rejsegodtgørelse

Husk at dokumentere dine diæter

Som sagt er formålet med skattefri rejsegodtgørelse, at både arbejdsgiver og medarbejder slipper for en masse administrativt bøvl. Alligevel slipper man ikke helt udenom at skulle forholde sig til dokumentation for at få lov til at lave den skattefrie udbetaling. Heldigvis er det den slags dokumentation, man kan strukturere og digitalisere.

Det er arbejdsgivers ansvar at have styr på følgende ting:

  • Rejsens erhversmæssige formål og delmål
  • Antallet af erhversmæssige rejsedage
  • Rejsens start- og sluttidspunkt
  • Beregning af godtgørelsen, herunder hvilke satser der er brugt

En lille bemærkning til punkt to og tre er, at man ikke nødvendigvis kan udlede antallet af rejsedage ud fra rejsens start- og sluttidspunkt. For eksempel kan en arbejdsrejse godt kombineres med privat ferie, og her vil det være vigtigt at adskille den arbejdsmæssige del af rejsen fra den private.

Der er ingen standardblanket til at føre kontrol med disse oplysninger, men SKAT opfordrer til, at man bruger samme systematik i sin indberetning og beregning hver gang. Det arbejdsgivers ansvar at føre kontrollen, men eventuelt manglende dokumentation falder også tilbage på medarbejderen. Godtgørelsen vil nemlig ikke længere være skattefri, hvis SKAT ikke vurderer, at rejsen opfylder betingelserne. Dette er en individuel vurdering fra sag til sag, så der kan ikke siges noget generelt om, hvornår man er berettiget til at få skattefri rejseafregning. SKAT har dog nogle udmærkede eksempler under “Eksempler på rejsesituationer”.

Brug Intempus til at indberette dine rejser

Står du og leder efter en digital, cloud-baseret løsning, som kan håndtere registreringen af diæter? Her kan Intempus hjælpe dig.

Intempus’ kerneområde er tidsregistrering, men efterhånden er systemet blevet udbygget med diverse tillægsmoduler. Et af dem er håndtering af diæter. I det følgende gennemgåes de respektive ting, der skal dokumenteres.

En diæt udbetales på baggrund af en konkret arbejdsopgave. Det kan være en kunde, et møde eller lignende. I Intempus knyttes diæt-registreringen altid op på en såkaldt sag, som vil modsvare rejsens erhvervsmæssige formål og delmål.

Antallet af erhvervsmæssige rejsedage

Som standard vil Intempus udregne antallet af hele dage og påbegyndte timer mellem rejsens start- og sluttidspunkt. Men har der været private ærinder undervejs, vil det være muligt at justere udregningen manuelt.

Rejsens start- og sluttidspunkt

Det vil være obligatorisk at vælge rejsens start- og sluttidspunkt.

Beregning af godtgørelsen, herunder hvilke satser der er brugt

På baggrund af satsen omregner Intempus de indberettede rejsedage til en samlet godtgørelse.

Gør I ofte brug af skattefrie diæter? Kunne du tænke dig at prøve at holde styr på det hele via en app? Intempus gør det nemt og automatisk at indberette diæter og andre udlæg – helt i overensstemmelse med SKAT’s krav. Kontakt os for at høre mere om dine muligheder.